Avaya Enterprise Communications Server User Manual

Issue 1

November 2000

Hospitality Operations 

17

Guest Operations 

If no keys are pressed, the current message is saved (if the system is 
administered to save old messages), and the new one is played. To keep 
your mailbox space free for new messages, delete unwanted messages.

If the system is not administered to save old messages, once you listen to a 
message, the message is deleted automatically, and the next message is 
played.

5. After the last message, you will hear a closing message.

1. Call the message retrieval telephone number.

■

Listen to the message retrieval greeting and the notification of the 
number and type of messages. Messages may be voice, fax, or text. 
Text messages are usually written messages collected at the front 
desk.

■

Messages are played one at a time. Each message is prefaced with 
the time, day, and date it was received. Fax messages are always 
presented after the voice messages have been accessed.

2. After all of the voice messages have played, press the 

6

 button when 

prompted to retrieve your fax messages.

3. After pressing the 

6

 button, you may do any of the following:

■

Press the 

1

 button to receive the messages on the same telephone 

call. To do this, you must be calling from a fax machine or from a 
telephone that has a data port connected to your computer. The 
computer must have fax software that can receive the messages.

■

Press the 

2

 button to print the messages to an in-room fax machine.

■

Press the 

3

 button to send the messages to the guest services fax 

machine (usually at the front desk).

■

Press the 

4

 button to send the messages to a machine outside of the 

hotel. You will be prompted to enter the fax machine’s telephone 
number.

All fax messages in your mailbox are printed as a group.

4. Depending on the option selected, you will hear a closing message, or the 

call will disconnect after all fax messages are delivered.