Avaya Enterprise Communications Server User Manual

Issue 1

November 2000

Hospitality Operations 

65

Voice Messaging Operations 

To connect a guest who calls using a rotary-dial telephone to the voice messaging 
system, do the following:

1. When a guest calls to retrieve his or her messages, ask the guest for his or 

her name, room number, and his or her voice messaging password.

2. Verify that the guest name and room number are valid.

3. Ask the guest to please hold while the call is transferred to the voice 

messaging system.

4. Press the 

start

 button at the attendant console or the 

transfer

 button on a 

backup telephone.

■

You hear dial tone as a new call appearance is selected.

■

The Split lamp goes on at the attendant console.

5. Enter the message retrieval number.

■

You hear ringback tone.

■

The display shows the number you are calling.

6. After the voice messaging system answers, enter the extension number for 

the guest.

■

A message confirms that this is a “current” guest (registered through 
the PMS).

7. Enter either the guest’s password or the attendant password.

8. You can now transfer the call to the guest so he or she can retrieve 

messages. Press either the 

release

 button from the attendant console or the 

transfer

 button from a backup telephone.

■

The guest is connected to the voice messaging system and can now 
retrieve messages by following the voice messaging prompts.