Lucent Technologies 5 User Manual

Issue 1

June 1997

Putting the System to Work 

Page 5-10

Scenario 2: A Professional Office 

5

 describes the needs of the secretarial staff.

Partners’ 
Executive 
Secretaries

Answer all of their bosses’ calls. Calls come directly and through the 
operator. If an executive secretary is not available, one of the other 
executive secretaries answers that partner’s call. If no secretary is 
available to take a partner’s call, calls must be recorded in the 
partner’s voice mailbox with password access to messages. 

Because they need to make calls on behalf of the partners and 
identify callers, the secretaries need a screen-pop PC application 
with a database of clients and other contacts for power dialing and 
caller identification.

If the secretary is not available, the secretary’s own telephone 
messages must be recorded with password access to the messages. 

Some calling restrictions

A shared Group IV fax machine

Each secretary has a PC on the LAN and uses an ISDN terminal 
adapter for data communications. 

They share a recording device for recording depositions.

On behalf of partners, need to broadcast faxes and voice mail 
messages for staff

Associates’ 
Secretary and 
General Secretary

Answer associates’ calls when associates are not available, makes 
some calls on behalf of the associates. The secretaries need a 
screen-pop PC application with a database of clients and other 
contacts for power dialing and caller identification.

If associates’ secretary is not available, general secretary answers 
associates’ calls. 

If the secretary is not available, calls must be recorded in the 
secretary’s voice mailbox with password access to messages.

Some calling restrictions

A shared Group IV fax machine

Each secretary has a PC; they use ISDN terminal adapters at their 
workstations.