Xerox SmartSend Support & Software User Guide
Distributionsarbetsflöden
SMARTsend
Användarhandbok
Användarhandbok
24
Arbetsflöden - översikt
I SMARTsend används arbetsflöden för att hantera hur avlästa dokument konverteras till digitalt
format och sedan skickas till olika destinationer. Det går till exempel att skapa ett arbetsflöde som
konverterar pappersdokument till PDF-filer och sedan skickar PDF-filerna till ett dokumentarkiv, till
exempel ett DocuShare-arkiv. Arbetsflödet kan också ange flera destinationer, till exempel e-
postkonton, nätverksmappar eller andra kombinationer av dokumentarkiv.
format och sedan skickas till olika destinationer. Det går till exempel att skapa ett arbetsflöde som
konverterar pappersdokument till PDF-filer och sedan skickar PDF-filerna till ett dokumentarkiv, till
exempel ett DocuShare-arkiv. Arbetsflödet kan också ange flera destinationer, till exempel e-
postkonton, nätverksmappar eller andra kombinationer av dokumentarkiv.
Arbetsflöden erbjuder:
•
Automatisering av uppgifter och inställningar som används ofta
•
Mångsidiga säkerhetsalternativ
•
Enkel användning och enkelt underhåll
Arbetsflödena är en praktisk metod för att kombinera avläsningsinställningar, t.ex. destinationer,
dokumentnamn och dokumenttyp, dokumentattribut och bildhanteringsinställningar, som kan
användas och återanvändas när det är lämpligt. Dokumentnamnet och dokumenttypen är egenskaper
som definierar och beskriver ett avläst dokument. Om du vill skapa ett användbart arbetsflöde är det
viktigt att definiera de grundläggande attributen för det avlästa dokumentet, till exempel filnamnet
och typen av digitalt format (t.ex. PDF, XPS, JFIF, enkelsidig TIFF eller flersidig TIFF). SMARTsend
innehåller också en metod för att lägga till en viss typ av dokumentattribut, vanligen kallade
metadata, till avlästa dokument. Dessa attribut lagras tillsammans med det digitala dokumentet och
kan användas för att automatisera lagring, hämtning och hantering av dokument.
dokumentnamn och dokumenttyp, dokumentattribut och bildhanteringsinställningar, som kan
användas och återanvändas när det är lämpligt. Dokumentnamnet och dokumenttypen är egenskaper
som definierar och beskriver ett avläst dokument. Om du vill skapa ett användbart arbetsflöde är det
viktigt att definiera de grundläggande attributen för det avlästa dokumentet, till exempel filnamnet
och typen av digitalt format (t.ex. PDF, XPS, JFIF, enkelsidig TIFF eller flersidig TIFF). SMARTsend
innehåller också en metod för att lägga till en viss typ av dokumentattribut, vanligen kallade
metadata, till avlästa dokument. Dessa attribut lagras tillsammans med det digitala dokumentet och
kan användas för att automatisera lagring, hämtning och hantering av dokument.
Arbetsflödena kan antingen vara gemensamma eller privata. Gemensamma arbetsflöden kan
användas av alla SMARTsend-användare för visning, användning och redigering. Om redigeringen
sparas får den nya ägaren en kopia av originalet. Privata arbetsflöden kan endast visas, användas, tas
bort och redigeras av arbetsflödesägaren (personen som skapade arbetsflödet). SMARTsend-
administratörer kan visa, granska, redigera (utan att kopiera) och ta bort privata och gemensamma
arbetsflöden. Administratörer kan inte publicera arbetsflöden.
användas av alla SMARTsend-användare för visning, användning och redigering. Om redigeringen
sparas får den nya ägaren en kopia av originalet. Privata arbetsflöden kan endast visas, användas, tas
bort och redigeras av arbetsflödesägaren (personen som skapade arbetsflödet). SMARTsend-
administratörer kan visa, granska, redigera (utan att kopiera) och ta bort privata och gemensamma
arbetsflöden. Administratörer kan inte publicera arbetsflöden.
Arbetsflöden måste publiceras för att bli tillgängliga för avläsning av dokument. För information om
publicering av arbetsflöden, se Kapitel 4,
publicering av arbetsflöden, se Kapitel 4,
.