Xerox SmartSend Support & Software User Guide
Verteiler-Workflows
SMARTsend
Benutzerhandbuch
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Übersicht
SMARTsend verwendet das Konzept des Workflows, um die Konvertierung von gescannten
Dokumenten in ein digitales Format zu definieren und die Weiterleitung dieser Dokumente an
verschiedene Ziele zu steuern. Beispielsweise könnte ein Workflow erstellt werden, mit dem
Papierunterlagen in PDF-Dateien konvertiert und diese PDF-Dateien dann in eine Dokumentablage wie
DocuShare weitergeleitet werden. Im Workflow können auch mehrere Ablageziele, z. B. E-Mail-Konten,
Netzwerkordner oder eine Kombination von Dokumentablagebereichen, angegeben werden.
Dokumenten in ein digitales Format zu definieren und die Weiterleitung dieser Dokumente an
verschiedene Ziele zu steuern. Beispielsweise könnte ein Workflow erstellt werden, mit dem
Papierunterlagen in PDF-Dateien konvertiert und diese PDF-Dateien dann in eine Dokumentablage wie
DocuShare weitergeleitet werden. Im Workflow können auch mehrere Ablageziele, z. B. E-Mail-Konten,
Netzwerkordner oder eine Kombination von Dokumentablagebereichen, angegeben werden.
Nutzen von Workflows:
•
Automatisierung häufiger Aufgaben und Einstellungen
•
Einsatz vielseitiger Sicherheitsoptionen
•
Vereinfachung und Überschaubarkeit von Arbeitsabläufen
Workflows dienen dazu, Scaneinstellungen wie Ablageziel, Namen und Format der Scandatei,
Dokumentattribute und Bildeinstellungen in einem Element zu kombinieren, das jederzeit
wiederverwendet werden kann. Name und Format sind Eigenschaften zur Beschreibung einer
Scandatei. Die Definition grundlegender Attribute für das gescannte Dokument, wie Dateiname und
Dateityp (z. B. PDF, XPS, JFIF, Einzelseiten-TIFF, Mehrfachseiten-TIFF usw.), sind für einen effektiven
Workflow unerlässlich.
In SMARTsend können zudem weitere Metadaten, die Dokumentattribute, eingestellt werden. Diese
Attribute werden mit dem digitalen Dokument gespeichert und zum Automatisieren von Ablage,
Aufruf und Verwaltung von Dokumenten verwendet.
Dokumentattribute und Bildeinstellungen in einem Element zu kombinieren, das jederzeit
wiederverwendet werden kann. Name und Format sind Eigenschaften zur Beschreibung einer
Scandatei. Die Definition grundlegender Attribute für das gescannte Dokument, wie Dateiname und
Dateityp (z. B. PDF, XPS, JFIF, Einzelseiten-TIFF, Mehrfachseiten-TIFF usw.), sind für einen effektiven
Workflow unerlässlich.
In SMARTsend können zudem weitere Metadaten, die Dokumentattribute, eingestellt werden. Diese
Attribute werden mit dem digitalen Dokument gespeichert und zum Automatisieren von Ablage,
Aufruf und Verwaltung von Dokumenten verwendet.
Workflows können als "öffentlich" oder "privat" ausgewiesen werden. Öffentliche Workflows stehen
allen SMARTsend-Benutzern zum Anzeigen, Benutzen und Bearbeiten zur Verfügung (wenn ein
Workflow geändert und gespeichert wird, erhält der neue Eigentümer eine Kopie). Private Workflows
können nur vom Workflow-Eigentümer (d. h. der Person, die den Workflow erstellt hat) angezeigt,
benutzt, bearbeitet oder gelöscht werden. Sowohl private als auch öffentliche Workflows können von
SMARTsend-Administratoren angezeigt, bearbeitet oder gelöscht werden, sie können jedoch keine
Kopie erstellen. Administratoren können zudem keine Workflows freigeben.
allen SMARTsend-Benutzern zum Anzeigen, Benutzen und Bearbeiten zur Verfügung (wenn ein
Workflow geändert und gespeichert wird, erhält der neue Eigentümer eine Kopie). Private Workflows
können nur vom Workflow-Eigentümer (d. h. der Person, die den Workflow erstellt hat) angezeigt,
benutzt, bearbeitet oder gelöscht werden. Sowohl private als auch öffentliche Workflows können von
SMARTsend-Administratoren angezeigt, bearbeitet oder gelöscht werden, sie können jedoch keine
Kopie erstellen. Administratoren können zudem keine Workflows freigeben.
Workflows müssen freigegeben werden, damit sie beim Scannen von Dokumenten zur Verfügung
stehen. Weitere Hinweise zum Freigeben von Workflows finden sich in Kapitel 4,
stehen. Weitere Hinweise zum Freigeben von Workflows finden sich in Kapitel 4,