Xerox SmartSend Support & Software User Guide
Workflows
Ein Workflow legt fest, auf welche Weise ein gescanntes Dokument in ein digitales Format
konvertiert und danach an verschiedene Ablageziele übertragen wird. Workflows dienen dazu,
Ablageziele, Dokumentattribute und Einstellungen in einer einzelnen, wieder verwendbaren
Auftragsanweisung zusammenzufassen.
konvertiert und danach an verschiedene Ablageziele übertragen wird. Workflows dienen dazu,
Ablageziele, Dokumentattribute und Einstellungen in einer einzelnen, wieder verwendbaren
Auftragsanweisung zusammenzufassen.
Ablageziele
Ein Ablageziel ist der Speicherort, an dem ein Dokument
nach dem Scannen abgelegt wird. Folgende Ablageziele
können in Workflows eingerichtet werden: E-Mail, Domino,
Domino.doc, DocuShare, Verbindung mit externer
Anwendung, Netzwerkordner, FTP-Sites, NetWare-Ordner,
Microsoft SharePoint Portal Server 2001, Microsoft
SharePoint Portal Server 2003, Microsoft Exchange 2000-
Webordner, Remote-Drucker und Webadressen. Bei
Installation optionaler Komponenten können zusätzliche
Ziele, etwa Documentum, Hummingbird und Interwoven
WorkSite-Ablagebereiche genutzt werden.
nach dem Scannen abgelegt wird. Folgende Ablageziele
können in Workflows eingerichtet werden: E-Mail, Domino,
Domino.doc, DocuShare, Verbindung mit externer
Anwendung, Netzwerkordner, FTP-Sites, NetWare-Ordner,
Microsoft SharePoint Portal Server 2001, Microsoft
SharePoint Portal Server 2003, Microsoft Exchange 2000-
Webordner, Remote-Drucker und Webadressen. Bei
Installation optionaler Komponenten können zusätzliche
Ziele, etwa Documentum, Hummingbird und Interwoven
WorkSite-Ablagebereiche genutzt werden.
Dokumentattribute
Dokumentattribute sind Metadaten, die Scans beschreiben
und die Ablage automatisieren. Die Attribute bzw. Felder
können in Workflows definiert und beim Scannen zur Eingabe spezifischer Informationen
verwendet werden.
und die Ablage automatisieren. Die Attribute bzw. Felder
können in Workflows definiert und beim Scannen zur Eingabe spezifischer Informationen
verwendet werden.
Workflow-Einstellungen
Über die Workflow-Einstellungen werden Zugriff auf und Verwendung von Workflows geregelt.
Auftragsbestätigungseinstellungen steuern die Benachrichtigung der Benutzer bei
Auftragsabschluss.
Auftragsbestätigungseinstellungen steuern die Benachrichtigung der Benutzer bei
Auftragsabschluss.
Freigaben
Eine Freigabe ist ein veröffentlichter Workflow. Nach der Freigabe stehen Workflows zum
Scannen zur Verfügung. Es können folgende Workflow-Freigabearten erstellt werden:
Scannen zur Verfügung. Es können folgende Workflow-Freigabearten erstellt werden:
• Gerätescanprofile
Gerätescanprofile werden zum Scannen mit Xerox-Multifunktionsgeräten verwendet.
• PaperWare-Deckblätter (Professional Edition)
Deckblätter werden zum Scannen mit Xerox-Multifunktionsgeräten und Internet-
Faxgeräten verwendet.
Faxgeräten verwendet.
• Xerox PaperWare-Einstellungen
Ein Profil mit geänderten Scaninformationen, das mit PaperWare-Deckblättern verwendet
wird und als Standardeinstellung verwendet wird.
wird und als Standardeinstellung verwendet wird.
FreeFlow
TM
SMARTsend
TM
ist eine Anwendung zum Scannen, Konvertieren
und Verteilen gedruckter Dokumente in unterschiedlichen digitalen Formaten.
SMARTsend Professional Edition weist zusätzlich PaperWare- und OCR-
Funktionalität (Optical Character Recognition = optische Zeichenerkennung) auf.
Bei Verwendung der PaperWare-Funktion werden Scanauftragsoptionen
anhand eines Deckblatts ausgewählt. Mit SMARTsend lassen sich elektronische
Dokumente in verschiedenen gebräuchlichen, mit gängigen Anwendungen
kompatiblen Formaten ausgeben.
SMARTsend Professional Edition weist zusätzlich PaperWare- und OCR-
Funktionalität (Optical Character Recognition = optische Zeichenerkennung) auf.
Bei Verwendung der PaperWare-Funktion werden Scanauftragsoptionen
anhand eines Deckblatts ausgewählt. Mit SMARTsend lassen sich elektronische
Dokumente in verschiedenen gebräuchlichen, mit gängigen Anwendungen
kompatiblen Formaten ausgeben.
SMARTsend Kurzübersicht für Benutzer
Ausgabe-
optionen
Dateiformate
PDF, nur Bild
PDF, nur Bild
PDF, nur Bild, Bild von Scanquelle beibehalten
PDF, nur Bild, Bild von Scanquelle beibehalten
JFIF
JPEG
Einzelseiten-TIFF
Einzelseiten-TIFF 6.0
Einzelseiten-TIFF 6.0 TTN2
Einzelseiten-TIFF 6.0 TTN2
Mehrfachseiten-
TIFF
TIFF
Mehrfachseiten-TIFF 6.0
Mehrfachseiten-TIFF 6.0 TTN2
Mehrfachseiten-TIFF, Bild aus Scanquelle beibehalten
Mehrfachseiten-TIFF 6.0 TTN2
Mehrfachseiten-TIFF, Bild aus Scanquelle beibehalten
Vorlagenart
Dateiformat wird beim Scannen ausgewählt.
OCR-Dateitypen
(Professional Edition)
PDF, Text
durchsuchbar
durchsuchbar
PDF
PDF mit Bildersetzungen
PDF mit Bild auf Text
PDF mit Bild auf Text, Bild aus Scanquelle beibehalten
PDF mit Bildersetzungen
PDF mit Bild auf Text
PDF mit Bild auf Text, Bild aus Scanquelle beibehalten
Sonstige
ASCII-Text, formatiert, Standard oder StandardEX
(*.txt)
Microsoft Word 97, 2000, 2002, 2003 (*.doc)
Microsoft Excel 97, 2000, 2002, 2003 (.xls)
Microsoft PowerPoint 97 (*.rtf)
Microsoft Publisher 98 (*.rtf)
Rich Text Format: Word 2000/6.0-95/97,WordPad (*.rtf)
Text, Standard/Smart/Stripped/Normal/durch Tabulator
getrennt (*.txt)
Text, durch Kommata getrennt (*.csv)
(*.txt)
Microsoft Word 97, 2000, 2002, 2003 (*.doc)
Microsoft Excel 97, 2000, 2002, 2003 (.xls)
Microsoft PowerPoint 97 (*.rtf)
Microsoft Publisher 98 (*.rtf)
Rich Text Format: Word 2000/6.0-95/97,WordPad (*.rtf)
Text, Standard/Smart/Stripped/Normal/durch Tabulator
getrennt (*.txt)
Text, durch Kommata getrennt (*.csv)