Xerox SmartSend Support & Software User Guide

Workflows

Ein Workflow legt fest, auf welche Weise ein gescanntes Dokument in ein digitales Format 
konvertiert und danach an verschiedene Ablageziele übertragen wird. Workflows dienen dazu, 
Ablageziele, Dokumentattribute und Einstellungen in einer einzelnen, wieder verwendbaren 
Auftragsanweisung zusammenzufassen. 

Ablageziele

Ein Ablageziel ist der Speicherort, an dem ein Dokument 
nach dem Scannen abgelegt wird. Folgende Ablageziele 
können in Workflows eingerichtet werden: E-Mail, Domino, 
Domino.doc, DocuShare, Verbindung mit externer 
Anwendung, Netzwerkordner, FTP-Sites, NetWare-Ordner, 
Microsoft SharePoint Portal Server 2001, Microsoft 
SharePoint Portal Server 2003, Microsoft Exchange 2000-
Webordner, Remote-Drucker und Webadressen. Bei 
Installation optionaler Komponenten können zusätzliche 
Ziele, etwa Documentum, Hummingbird und Interwoven 
WorkSite-Ablagebereiche genutzt werden.

Dokumentattribute

Dokumentattribute sind Metadaten, die Scans beschreiben 
und die Ablage automatisieren. Die Attribute bzw. Felder 
können in Workflows definiert und beim Scannen zur Eingabe spezifischer Informationen 
verwendet werden.

Workflow-Einstellungen

Über die Workflow-Einstellungen werden Zugriff auf und Verwendung von Workflows geregelt. 
Auftragsbestätigungseinstellungen steuern die Benachrichtigung der Benutzer bei 
Auftragsabschluss.

Freigaben

Eine Freigabe ist ein veröffentlichter Workflow. Nach der Freigabe stehen Workflows zum 
Scannen zur Verfügung. Es können folgende Workflow-Freigabearten erstellt werden: 

Gerätescanprofile werden zum Scannen mit Xerox-Multifunktionsgeräten verwendet. 

Deckblätter werden zum Scannen mit Xerox-Multifunktionsgeräten und Internet-
Faxgeräten verwendet.

Ein Profil mit geänderten Scaninformationen, das mit PaperWare-Deckblättern verwendet 
wird und als Standardeinstellung verwendet wird.

 ist eine Anwendung zum Scannen, Konvertieren 

und Verteilen gedruckter Dokumente in unterschiedlichen digitalen Formaten. 
SMARTsend Professional Edition weist zusätzlich PaperWare- und OCR-
Funktionalität (Optical Character Recognition = optische Zeichenerkennung) auf. 
Bei Verwendung der PaperWare-Funktion werden Scanauftragsoptionen 
anhand eines Deckblatts ausgewählt. Mit SMARTsend lassen sich elektronische 
Dokumente in verschiedenen gebräuchlichen, mit gängigen Anwendungen 
kompatiblen Formaten ausgeben.

Ausgabe-

optionen

Dateiformate

PDF, nur Bild

PDF, nur Bild
PDF, nur Bild, Bild von Scanquelle beibehalten

JFIF

JPEG

Einzelseiten-TIFF

Einzelseiten-TIFF 6.0
Einzelseiten-TIFF 6.0 TTN2

Mehrfachseiten-
TIFF

Mehrfachseiten-TIFF 6.0
Mehrfachseiten-TIFF 6.0 TTN2
Mehrfachseiten-TIFF, Bild aus Scanquelle beibehalten

Vorlagenart

Dateiformat wird beim Scannen ausgewählt.

OCR-Dateitypen

(Professional Edition)

PDF, Text 
durchsuchbar

PDF
PDF mit Bildersetzungen
PDF mit Bild auf Text
PDF mit Bild auf Text, Bild aus Scanquelle beibehalten

Sonstige

ASCII-Text, formatiert, Standard oder StandardEX 
(*.txt)
Microsoft Word 97, 2000, 2002, 2003 (*.doc)
Microsoft Excel 97, 2000, 2002, 2003 (.xls)
Microsoft PowerPoint 97 (*.rtf)
Microsoft Publisher 98 (*.rtf)
Rich Text Format: Word 2000/6.0-95/97,WordPad (*.rtf)
Text, Standard/Smart/Stripped/Normal/durch Tabulator 
getrennt (*.txt)
Text, durch Kommata getrennt (*.csv)