Xerox SmartSend Support & Software Installation Guide

Workflows und Workflow-Freigaben verwalten

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Durch Klicken auf die Links "Alle Workflows anzeigen" und "Alle Workflow-Freigaben anzeigen" auf der 
Verwaltungs-Homepage wird die Seite "Workflows verwalten" geöffnet. Sie zeigt eine Liste aller auf der 
Site verfügbaren Workflows bzw. Freigaben an. Die Spaltenbezeichnungen in der Liste ändern sich 
abhängig von der im Bereich "Workflow-Ansichten" gewählten Ansicht. Die folgenden Spalten können 
angezeigt werden:

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Workflow-Name/Name der Workflow-Freigabe: Name, den der Workflow-Eigentümer dem 
Workflow bzw. der Freigabe gegeben hat

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Geräte (Ansicht "Alle Freigaben nach Gerät"): listet die IP-Adressen aller Xerox-
Multifunktionsgeräte auf, auf denen sich SMARTsend-Freigaben (Geräteprofile) befinden. 

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Eigentümer: Name der Person, die den Workflow erstellt hat

„

Freigabeart: Geräteprofil, PaperWare-Deckblatt, PaperWare-Profil. 

„

Ablauffrist (Ansicht "Freigabe"): Datum und Uhrzeit, zu der die Freigabe ablaufen wird

„

Freigaben, gesamt: Gesamtzahl der Freigaben und/oder PaperWare-Deckblätter, die mit diesem 
Workflow erstellt wurden

„

Zuletzt verwendet: Datum, an dem eine mit diesem Workflow erstellte Freigabe zuletzt zum Scannen 
verwendet wurde

„

Zuletzt geändert: Datum, an dem der Workflow zuletzt geändert wurde

Die Seite "Workflows verwalten" bietet Optionen, mit denen die Workflow-Liste sortiert werden kann. Auf 
die Spaltenbezeichnung klicken, um die Liste anhand der Daten in der ausgewählten Spalte zu sortieren. 

Auch mit den Anzeige- und Seitenfunktionen kann ausgewählt werden, welche Informationen auf der Seite 
angezeigt werden. Mit der Anzeigefunktion wird die Anzahl der Workflows festgelegt, die gleichzeitig auf 
der Seite angezeigt werden. Wenn mehrseitige Workflow-Listen angezeigt werden, können mit der 
Seitenfunktion einzelne Seiten zur Anzeige ausgewählt werden. 

Pfeile zur Navigation stellen eine weitere Möglichkeit dar, um mehrseitige Listen duchzublättern.

Im Bereich links oben auf der Seite "Workflows verwalten" gibt es Links für die Verwaltung von Workflows 
und Workflow-Freigaben. Welche Verwaltungsaufgaben angezeigt werden, hängt von der ausgewählten 
Workflow-Ansicht ab.

Einzelne Workflows werden mit der Option "Diesen Workflow löschen..." gelöscht. Alle mit diesem 
Workflow erstellten Freigaben werden ebenfalls gelöscht und können nicht mehr zum Scannen verwendet 
werden. Es empfiehlt sich u. U., dass Administratoren Workflows löschen, die längere Zeit nicht mehr 
benutzt wurden (siehe Löschen veralteter Workflows, S. 5-5).

Beim Löschen von Workflows vorsichtig vorgehen. Wenn ein Workflow gelöscht wird, werden 

die zugehörigen Freigaben (Geräteprofile) gelöscht und alle zugehörigen PaperWare-Deckblätter 
(Funktion der Professional Edition) werden ungültig.