Xerox SmartSend Support & Software User Guide
Distributiewerkstromen
SMARTsend
Gebruikershandleiding
Gebruikershandleiding
68
Documentkenmerken
De pagina Documentkenmerken wordt gebruikt om extra informatie toe te voegen aan gescande
documenten voor het opslaan en beheren van documenten op specifieke bestemmingen.
Documentkenmerken, meestal "metagegevens" genoemd, zijn de eigenschappen waarmee het
uitvoerdocument wordt beschreven . Deze bij het document worden opgeslagen en vereenvoudigen
het organiseren van documentbestemmingen voor het opslaan van documenten.
documenten voor het opslaan en beheren van documenten op specifieke bestemmingen.
Documentkenmerken, meestal "metagegevens" genoemd, zijn de eigenschappen waarmee het
uitvoerdocument wordt beschreven . Deze bij het document worden opgeslagen en vereenvoudigen
het organiseren van documentbestemmingen voor het opslaan van documenten.
U kunt velden voor een bepaalde werkstroom instellen met behulp van het gebied Velden. U kunt ook
een profiel gebruiken als snelkoppeling om velden toe te passen op een werkstroom.
een profiel gebruiken als snelkoppeling om velden toe te passen op een werkstroom.
Zo gaat u naar de pagina Documentkenmerken:
1.
Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken.
2.
Selecteer in de lijst met werkstromen in de Werkstroomverkenner de werkstroom waarvan u de
documentkenmerken wilt wijzigen.
documentkenmerken wilt wijzigen.
3.
Klik op Deze werkstroom bewerken uit de lijst met werkstroomtaken in het linkervak.
4.
Klik in de toepassing Werkstroom bewerken op Documentkenmerken in het linkervak.
U kunt de pagina Documentbestemmingen ook openen met de wizard voor het maken van een
werkstroom als een werkstroom wordt aangemaakt.
werkstroom als een werkstroom wordt aangemaakt.
Documentkenmerkprofielen
Documentprofielen zijn sets documentkenmerkvelden die zijn geconfigureerd voor hergebruik.
Wanneer u een profiel gebruikt, hoeft u geen kenmerkeigenschappen meer te configureren voor elke
werkstroom. Ieder veld in het profiel is gekoppeld aan een overeenkomstig veld voor één of meer
bestemmingen.
Wanneer u een profiel gebruikt, hoeft u geen kenmerkeigenschappen meer te configureren voor elke
werkstroom. Ieder veld in het profiel is gekoppeld aan een overeenkomstig veld voor één of meer
bestemmingen.
Een documentprofiel kan standaard- of aangepaste kenmerkeigenschappen en toewijzingen bevatten,
die bij een specifieke werkstroom behoren. Documentprofielen worden doorgaans vermeld op
werkstroomdocumentbestemmingen. Zo is het profiel Alleen FTP bijvoorbeeld een documentprofiel
voor een FTP-bestemming. Het documentprofiel Basis (met de velden Titel en Beschrijving) wordt met
SMARTsend geïnstalleerd. Als bepaalde kenmerken vaak worden gebruikt, doet u er verstandig aan een
speciaal profiel aan te passen en op te slaan voor deze kenmerken.
die bij een specifieke werkstroom behoren. Documentprofielen worden doorgaans vermeld op
werkstroomdocumentbestemmingen. Zo is het profiel Alleen FTP bijvoorbeeld een documentprofiel
voor een FTP-bestemming. Het documentprofiel Basis (met de velden Titel en Beschrijving) wordt met
SMARTsend geïnstalleerd. Als bepaalde kenmerken vaak worden gebruikt, doet u er verstandig aan een
speciaal profiel aan te passen en op te slaan voor deze kenmerken.
Als bijvoorbeeld de kenmerken Naam en Versie vaak nodig zijn, kunt u een profiel maken waarin deze
kenmerken in een profiel bij elkaar worden gebracht. Deze kenmerken worden vervolgens aan velden
toegewezen voor één of meer bestemmingen. Voor de bestemming DocuShare kan het kenmerk Naam
in het profiel worden toegewezen aan het veld Titel op DocuShare, en het kenmerk Versie kan worden
toegewezen aan het veld Beschrijving op DocuShare.
kenmerken in een profiel bij elkaar worden gebracht. Deze kenmerken worden vervolgens aan velden
toegewezen voor één of meer bestemmingen. Voor de bestemming DocuShare kan het kenmerk Naam
in het profiel worden toegewezen aan het veld Titel op DocuShare, en het kenmerk Versie kan worden
toegewezen aan het veld Beschrijving op DocuShare.