Xerox SmartSend Support & Software User Guide

Flussi di lavoro di distribuzione

SMARTsend
Guida per l’utente

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Descrizione generale del flusso di lavoro

SMARTsend si basa sul concetto di flussi di lavoro per gestire la conversione dei documenti sottoposti 
a scansione in formato digitale e il successivo indirizzamento a varie destinazioni. È possibile creare 
un flusso di lavoro che converta documenti cartacei in file PDF e in seguito indirizzi i file PDF verso 
un archivio documenti quale, ad esempio, DocuShare. Inoltre il flusso di lavoro consente di specificare 
più destinazioni, come account e-mail, cartelle di rete o qualsiasi combinazione di archivi documenti.

I flussi di lavoro offrono:

•

Automazione nell'esecuzione di operazioni e impostazioni frequenti

•

Opzioni di protezione versatili

•

Utilizzo e manutenzione semplificati

I flussi di lavoro rappresentano un modo pratico di combinare le impostazioni di lavoro di scansione 
come destinazioni, nome e tipo di documento, attributi documento e impostazioni di immagine in una 
sola entità che potrà essere riutilizzata all'occorrenza. Il nome e il tipo del documento sono proprietà 
che definiscono e descrivono un documento scansito. La definizione degli attributi di base di un 
documento scansito, quali il nome file e il tipo del formato digitale (ad esempio PDF, XPS, JFIF, TIFF a 
pagina singola, TIFF multipagina e così via), è indispensabile al fine di creare un flusso di lavoro 
utilizzabile. SMARTsend fornisce anche un modo per aggiungere attributi di documento opzionali, 
comunemente indicati come metadati, ai documenti scansiti. Tali attributi vengono archiviati con il 
documento digitale e possono essere utilizzati per automatizzare l'archiviazione e il recupero dei 
documenti, nonché le attività di gestione.

I flussi di lavoro possono essere designati come pubblici o privati. I flussi di lavoro pubblici possono 
essere visualizzati, utilizzati e modificati da tutti gli utenti SMARTsend (se le modifiche vengono 
salvate, una copia dell'originale viene eseguita per il nuovo titolare). I flussi di lavoro privati possono 
essere visualizzati, utilizzati, cancellati e modificati soltanto dal titolare (il creatore del flusso). Gli 
amministratori SMARTsend possono elencare, visualizzare, modificare (senza eseguire una copia) e 
cancellare i flussi di lavoro privati o pubblici. Gli amministratori non possono pubblicare flussi di lavoro.

I flussi di lavoro devono essere pubblicati affinché siano disponibili agli utenti che eseguono la 
scansione. Per informazioni sulla pubblicazione dei flussi di lavoro, vedere il Capitolo 4, 

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