Xerox SmartSend Support & Software User Guide

Page of 2
Workflows
A workflow manages the way a scanned document is converted to a digital format and then 
routed to various destinations. Workflows organize and combine destinations, document 
attributes, and settings into a single entity that can be reused. 
Document Destinations
Document destinations or service destinations are the final
locations to which a document is scanned. E-mail, 
DocuShare, External Application Connection, FTP site, 
Network folder,  Microsoft SharePoint Portal Server 2003, 
and Remote Printer are available destinations that can be 
configured in workflows with all editions of SMARTsend. 
Domino, Domino.doc, NetWare folder, Microsoft 
SharePoint Portal Server 2001, Microsoft Exchange 2000 
Web Folder, and Scan to URL are available destinations 
that can be configured in workflows with the Standard or 
Professional Editions. Additional destinations, such as 
Documentum, Hummingbird, Interwoven WorkSite and 
LiveLink, can also be added as optional components for 
the Standard or Professional Editions.
Document Attributes
Document attributes are the properties (metadata) that describe the scan document and 
automate filing to document destinations. The attributes or fields can be defined in workflows and 
then used during scanning for entry of specific information.
Workflow Settings
Workflow settings define either public or private access and use of a workflow. Job confirmation 
settings for a workflow determine how users are notified of job completion.
Publications
A publication is a published workflow. Publishing makes workflows available for scanning 
documents. The following publications can be created from workflows for use with FreeFlow 
SMARTsend: 
• Device Scan Templates
Device Scan Templates are used for scanning from Xerox Multifunction Devices. 
• PaperWare Cover Sheets (Small Business or Professional Editions)
Cover sheets are used for scanning with Xerox Multifunction Devices and devices that use 
Internet Fax.
• Xerox PaperWare Settings (Small Business or Professional Editions)
FreeFlow
TM
 SMARTsend
TM
 is an application used for scanning, converting, 
and distributing printed documents in a variety of digital formats. SMARTsend 
Small Business or Professional Editions
 adds PaperWare and Optical 
Character Recognition (OCR) functionality. PaperWare enables you to select 
scan job options using a cover sheet with your scan document. SMARTsend can 
output electronic documents to a variety of common formats compatible with 
popular applications.
SMARTsend User Quick Reference
Output Types
File Formats
PDF, Image Only
PDF, Image Only
PDF, Image Only - Preserve Image from Scan Source
JFIF
JPEG
Single-page TIFF
Single-page TIFF 6.0
Single-page TIFF 6.0 TTN2
Multi-page TIFF
Multi-page TIFF 6.0
Multi-page TIFF 6.0 TTN2
Multi-page TIFF - Preserve Image from Scan Source
Original 
Document Type
File format is determined at scan time.
OCR Output File Types 
(Small Business or Professional Editions)
PDF, Text 
Searchable 
PDF with normal text
PDF with image substitutes
PDF with image on text
PDF with image on text - Preserve Page Orientation
PDF with image on text - Preserve Image from Scan 
Source
Other 
ASCII Text: formatted/standard/standardEx (*.txt)
Microsoft Word 97, 2000, 2002, 2003 (*.doc)
Microsoft Excel 97, 2000, 2002, 2003 (.xls)
Microsoft PowerPoint 97 (*.rtf)
Microsoft Publisher 98 (*.rtf)
Rich Text Format: Word 2000/6.0-95/97,WordPad (*.rtf)
Text, standard/smart/stripped/plain/tab delimited (*.txt)
Text, comma delimited (*.csv)