Xerox SmartSend Support & Software User Guide
Tervetuloa SMARTsendin pariin
SMARTsend
Käyttöopas
Käyttöopas
10
Yleistä SMARTsendistä
SMARTsendissä yhdistyvät kahden Xerox-tuotteen — FlowPort™:n ja CentreWare™
Verkkoskannauspalvelujen — tehokkaat toiminnot. Microsoft .NET-ympäristöön tarkoitettu
SMARTsend-ohjelmisto toimii yhdessä uusien ja vanhojen monitoimilaitteiden sekä monien Xeroxin ja
muiden valmistajien Internet-faksilaitteiden kanssa.
Verkkoskannauspalvelujen — tehokkaat toiminnot. Microsoft .NET-ympäristöön tarkoitettu
SMARTsend-ohjelmisto toimii yhdessä uusien ja vanhojen monitoimilaitteiden sekä monien Xeroxin ja
muiden valmistajien Internet-faksilaitteiden kanssa.
Paperiasiakirjoja voidaan skannata ja muuntaa moneen erilaiseen digitaaliseen muotoon, kuten PDF,
XPS, JFIF/JPEG, TIFF ja monisivuinen TIFF. Skannattuja asiakirjoja voidaan myös muuntaa
muokattaviksi tiedostoiksi kuten Excel, Word, PowerPoint ja hakukelpoinen PDF. Näin saatuja
tiedostoja voidaan muokata, tallentaa ja jakaa yhteiskäyttöön. Järjestelmä sallii PDF:n salauksen
ennen jakelua. SMARTsend sallii myös käyttäjien lisätä kuvaavaa tietoa (kutsutaan metadataksi), joka
lähetetään skannattujen asiakirjojen mukana. Näiden monipuolisten toimintojen avulla voidaan
asiakirjoja helposti luokitella, etsiä ja noutaa.
XPS, JFIF/JPEG, TIFF ja monisivuinen TIFF. Skannattuja asiakirjoja voidaan myös muuntaa
muokattaviksi tiedostoiksi kuten Excel, Word, PowerPoint ja hakukelpoinen PDF. Näin saatuja
tiedostoja voidaan muokata, tallentaa ja jakaa yhteiskäyttöön. Järjestelmä sallii PDF:n salauksen
ennen jakelua. SMARTsend sallii myös käyttäjien lisätä kuvaavaa tietoa (kutsutaan metadataksi), joka
lähetetään skannattujen asiakirjojen mukana. Näiden monipuolisten toimintojen avulla voidaan
asiakirjoja helposti luokitella, etsiä ja noutaa.
Web-pohjainen sovellus
SMARTsend on web-pohjainen sovellus, joka ei edellytä erillisen asiakasohjelmiston käyttöä. Käyttäjät
voivat helposti luoda työnkulkumalleja, jotka määrittävät asiakirjan tyypin, jakelumääränpäät sekä
laitteet, joita käytetään SMARTsend-skannaustöiden lähettämiseen. Työnkulkumalli julkaistaan sitten
laitteessa käytettäväksi skannausmalliksi tai PaperWare-kansilehdeksi (Professional Edition).
Julkaistujen mallien avulla käyttäjän on helppo skannata asiakirja ja lähettää sitten tuloksena saatu
tiedosto eri määränpäihin, joita voi olla sähköpostiosoite, verkkokansio, FTP-kansio, etätulostin,
ulkoinen sovellus, URL-osoite, Domino- ja Domino.doc-säilö, Microsoft SharePoint Portal Server -säilö ja
Xerox DocuShare-säilö. Valinnaisia lisämääränpäitä kuten asiakirjanhallintasäilöjä voidaan lisätä
SMARTsendiin.
voivat helposti luoda työnkulkumalleja, jotka määrittävät asiakirjan tyypin, jakelumääränpäät sekä
laitteet, joita käytetään SMARTsend-skannaustöiden lähettämiseen. Työnkulkumalli julkaistaan sitten
laitteessa käytettäväksi skannausmalliksi tai PaperWare-kansilehdeksi (Professional Edition).
Julkaistujen mallien avulla käyttäjän on helppo skannata asiakirja ja lähettää sitten tuloksena saatu
tiedosto eri määränpäihin, joita voi olla sähköpostiosoite, verkkokansio, FTP-kansio, etätulostin,
ulkoinen sovellus, URL-osoite, Domino- ja Domino.doc-säilö, Microsoft SharePoint Portal Server -säilö ja
Xerox DocuShare-säilö. Valinnaisia lisämääränpäitä kuten asiakirjanhallintasäilöjä voidaan lisätä
SMARTsendiin.
Käytön helppous
SMARTsend on suunniteltu helppokäyttöiseksi, monipuoliseksi ja turvalliseksi. Ohjatut toiminnot
avustavat käyttäjää monimutkaisissa tehtävissä. SMARTsendin sivuille saadaan myös ohjeita,
tilaviestejä ja opastusta. Käyttäjät voivat pyytää vahvistuksia sähköpostitse tai tulostettuna.
Järjestelmänvalvojat voivat luoda työlokeja käytön seurantaa varten. Turvallisuusasioissa SMARTsend
on kilpailijoitansa edellä tukemalla viimeisimpiä suojausprotokollia ja verkkosivujen suojausta. Lisäksi
avoimessa ja joustavassa .NET-käyttöympäristössä on eri ohjelmistoja helppo yhdistää toisiinsa. Ja
ominaisuuksia ja toimintoja on helppo lisätä sitä mukaa kun niitä on Xeroxilta saatavilla.
avustavat käyttäjää monimutkaisissa tehtävissä. SMARTsendin sivuille saadaan myös ohjeita,
tilaviestejä ja opastusta. Käyttäjät voivat pyytää vahvistuksia sähköpostitse tai tulostettuna.
Järjestelmänvalvojat voivat luoda työlokeja käytön seurantaa varten. Turvallisuusasioissa SMARTsend
on kilpailijoitansa edellä tukemalla viimeisimpiä suojausprotokollia ja verkkosivujen suojausta. Lisäksi
avoimessa ja joustavassa .NET-käyttöympäristössä on eri ohjelmistoja helppo yhdistää toisiinsa. Ja
ominaisuuksia ja toimintoja on helppo lisätä sitä mukaa kun niitä on Xeroxilta saatavilla.