Xerox SmartSend Support & Software User Guide
Distributionsarbejdsgange
SMARTsend
Betjeningsvejledning
Betjeningsvejledning
24
Oversigt over arbejdsgang
SMARTsend bruger arbejdsgange til at styre, hvordan scannede dokumenter konverteres til et digitalt
format og videresendes til forskellige destinationer. Du kan f.eks. oprette en arbejdsgang, der
konverterer papirdokumenter til PDF-filer og sender PDF-filerne videre til et dokumentopbevaringssted,
f.eks. DocuShare-opbevaringsstedet. En arbejdsgang kan også angive flere destinationer, f.eks. e-
mailkonti, netværksmapper eller en kombination af dokumentopbevaringssteder.
format og videresendes til forskellige destinationer. Du kan f.eks. oprette en arbejdsgang, der
konverterer papirdokumenter til PDF-filer og sender PDF-filerne videre til et dokumentopbevaringssted,
f.eks. DocuShare-opbevaringsstedet. En arbejdsgang kan også angive flere destinationer, f.eks. e-
mailkonti, netværksmapper eller en kombination af dokumentopbevaringssteder.
Arbejdsgange muliggør:
•
Automatisering af ofte udførte opgaver og indstillinger.
•
Brug af forskellige sikkerhedsindstillinger.
•
Enkel anvendelse og vedligeholdelse.
Arbejdsgange er en nyttig metode, når du vil kombinere scanningsjobindstillinger, f.eks. destinationer,
dokumentnavn og -type, dokumentattributter og billedindstillinger i en enkelt enhed, der kan bruges
og genbruges efter behov. Dokumentnavn og -type er egenskaber, der definerer og beskriver et
scannet dokument. En brugbar arbejdsgang kræver, at der er defineret grundlæggende attributter for
det scannede dokument, f.eks. filnavn og type digitalformat (f.eks. PDF, XPS, JFIF, 1-sidet TIFF,
Flersidet TIFF, osv.). SMARTsend gør det muligt at føje dokumentattributter (kaldes normalt metadata)
til scannede dokumenter. Attributterne gemmes i det digitale dokument og kan bruges til at
automatisere dokumentlagring, hentning og styringsopgaver.
dokumentnavn og -type, dokumentattributter og billedindstillinger i en enkelt enhed, der kan bruges
og genbruges efter behov. Dokumentnavn og -type er egenskaber, der definerer og beskriver et
scannet dokument. En brugbar arbejdsgang kræver, at der er defineret grundlæggende attributter for
det scannede dokument, f.eks. filnavn og type digitalformat (f.eks. PDF, XPS, JFIF, 1-sidet TIFF,
Flersidet TIFF, osv.). SMARTsend gør det muligt at føje dokumentattributter (kaldes normalt metadata)
til scannede dokumenter. Attributterne gemmes i det digitale dokument og kan bruges til at
automatisere dokumentlagring, hentning og styringsopgaver.
Arbejdsgange kan angives som fælles eller private. Fælles arbejdsgange kan ses, bruges og redigeres af
alle SMARTsend-brugere (hvis redigeringer gemmes, oprettes en kopi af originalen til denne nye ejer).
Private arbejdsgange kan kun vises, bruges, slettes og redigeres af arbejdsgangens ejer (dvs. den
person, der har oprettet arbejdsgangen). SMARTsend-administratorer kan lave en liste over, se, redigere
(uden at oprette en kopi) og slette private eller fælles arbejdsgange. Administratorer udgiver ikke
arbejdsgange.
alle SMARTsend-brugere (hvis redigeringer gemmes, oprettes en kopi af originalen til denne nye ejer).
Private arbejdsgange kan kun vises, bruges, slettes og redigeres af arbejdsgangens ejer (dvs. den
person, der har oprettet arbejdsgangen). SMARTsend-administratorer kan lave en liste over, se, redigere
(uden at oprette en kopi) og slette private eller fælles arbejdsgange. Administratorer udgiver ikke
arbejdsgange.
Arbejdsgange skal udgives, før de kan bruges til scanning af dokumenter. Yderligere oplysninger om
udgivelse af arbejdsgange findes i Kapitel 4,
udgivelse af arbejdsgange findes i Kapitel 4,