Cisco Cisco WebEx Meeting Center WBS29.8 User Guide

  

Note: Before you use WebEx Integration to Outlook, ensure that: 

 

You have a user account on your WebEx site. 

 

The Integration to Outlook option for WebEx Productivity Tools is available on your 
WebEx site. 

 

Your computer is connected to the Internet. 

 

You are familiar with Microsoft Outlook. 

When scheduling a meeting, you can invite attendees using any of your 
Outlook address lists, including the Global Address List, Personal Address 
List, or Contacts folder. Attendees whom you invite to a meeting do not need 
to use Integration to Outlook to join the meeting. 

To provide security for your meetings, Integration to Outlook uses 128-bit SSL 
(Secure Sockets Layer) encryption for all data it sends to and retrieves from 
your WebEx site. 

WebEx Integration to Outlook also provides the following: 

 

quick access to My WebEx on your WebEx site, which includes your 
personal list of meetings, user profile, and other account options 

 

a feature for starting an instant meeting using Meet Now (not available for 
all WebEx service sites) 

 

templates for meeting invitations 

 

After the WebEx Productivity Tools are installed, the WebEx integration 
toolbar appears in the Microsoft Outlook window. You can select and drag the 
lines to "float out" the WebEx toolbar, as you can with the Microsoft Outlook 
toolbars. Selecting the X button closes the floating toolbar. To regain the 
toolbar, right-click any Microsoft Outlook toolbar, and then choose WebEx 
Productivity Tools. 

The following describes the WebEx Integration toolbar buttons. 

 

Meet Now - starts an instant meeting. This is a meeting that you can start 
at any time, without having to schedule the meeting in advance. For 
details, refer to the Meet Now User's Guide on your WebEx service Web 
site.You can specify options for instant meetings on the Meet Now 
Settings tab of the WebEx Settings dialog box. For details, see 

 (on page 38). 

6