Cisco Cisco Hybrid Email Security White Paper

 

 

 

 

Best Practices In
Securing Office 365 Email

Microsoft Exchange deployments traditionally have depended on third-party email security gateways 
for critical anti-spam, anti-malware, and mail control features such as encryption and data leak 
protection.  This design philosophy extends to Microsoft’s Office 365, a full-featured offering with 
dozens of options and an extensive capability for collaboration and communication.  However, it has 
a more modest set of tools when it comes to email security.   

The goal of this paper is to go beyond “check list” comparisons and look at how well Office 365 
performs when compared to Cisco Email Security in critical edge-of-the-network email security.   

We evaluated seven specific areas in Office 365 and Cisco’s Email Security solutions (on-premise and 
cloud) to see how well each product executed key requirements in: 

-  ability to find and track messages and assist in troubleshooting; 
-  provide meaningful reports on message flows; 
-  manage zero-day incidents; 
-  filter spam, phishing, and other unwanted mail; 
-  identify advanced malware;  
-  prevent data loss; and 
-  encrypt email traffic at the enterprise edge. 

Our testing of these mainstream features has found that Office 365’s security services don’t match 
those of many on-premises and cloud-based email security gateways.  Enterprise email administrators 
must consider layering dedicated email security services to enhance what is offered in Office 365. 
Two products working together provide a total solution, enhance end-user satisfaction, and maintain 
consistency during and after the transition to cloud services. 

Many enterprises consider migration of services to cloud-based SaaS providers to also include a 
migration of responsibility, not just for uptime and performance but also for security.  Our testing 
shows that Office 365 by itself presents greater security risks to end-users when compared to a 
combination of Office 365 and Cisco Email Security.  Email administrators need to be informed 
about the additional risks associated with a “bare” Office 365 deployment, and should carefully 
consider adding cost-effective solutions such as Cisco Email Security to Office 365 to mitigate these 
risks.  

 

                                                        

1

 

Opus One is an information technology consultancy with experience in the areas of messaging, 

security, and networking.  Opus One has provided objective testing results for publication and 
private use since 1983.