Cisco Cisco WebEx Social for Mobile White Paper

Types of Social Business Systems

As with any complex business solution, social business systems can be deployed in many shapes and sizes.

Deployments range from extensions to existing, niche products such as expertise locators or micro-blogs, to

dedicated suites, built specifically to answer all of the requirements of a unified enterprise collaboration platform.

Most of these systems can also be deployed as on-premise or cloud-based solutions.

n

Build-outs from expertise locators, forums, or enterprise Q&As – As discussed above, one of the

primary drivers for social business systems is the location and sharing of expertise within an organization. It

is, therefore, no surprise to see a number of social business systems growing from existing expertise locator

tools, forums, and enterprise Q&A suites. These tools will have been originally built and deployed specifically

to serve a single purpose, but over time have been extended to incorporate the various other aspects of the

SBS, such as social graphs and micro-blogs.
As with all solutions that have grown from niche starting points, while being particularly strong in their main

heritage functionality, large variations occur in terms of strength of delivery of the new, non-core functionality. 

n

Extended activity streams or micro-blogs – An important element of any SBS is the use of activity streams

as a mechanism to deliver relevant content to users in an easily digestible, time-enabled format. Many

existing activity stream and micro-blogging tools are being extended to incorporate feeds from other

enterprise repositories such as CRM, external social networks, human resource systems and collaboration

workspaces.
Again, the success of the creation of a complete SBS from the perspective of one particular component

depends not only on the capabilities of that original component, but on the capabilities and strength of the

new functionality—in particular, the integration of all of the various content into one seamless stream.

n

Team-share collaboration sites and intranets – The deployment of team or project micro-sites within

organizations has skyrocketed in recent years, largely due to the widespread adoption of tools such as

Microsoft SharePoint. These sites provide a simple, yet often unstructured, way for users to share

documents, comments, and calendars for particular teams or projects. 
The addition of social facilities to these tools, if designed and well-integrated, can deliver an intuitive user

experience. However, as these typically provide a very narrow view, eg the domain of a particular project,

they should not be seen as the main delivery point for an SBS, but purely as a channel for viewing relevant

activity streams and submitting content to an overall solution.

n

Extended cloud-shares – Cloud shares, which allow users to store documents on cloud-based storage and

access them from a multitude of devices, have become a popular tool for consumer and business users

alike. A number of providers such as Box and Google have extended these solutions to provide limited

collaboration and social tools to users. 

7

© AIIM 2012 www.aiim.org / © Cisco Systems Inc. 2012 www.cisco.com

T

h

e 

S

ocia

l B

u

sin
ess 

S

yst
em

 

- 

con

n

ect
in

g

 peopl

e 

a

n

d

 con

ten
t

W
h

it

e

 P

a

p

e

r

 

 

 

 

 

 

 

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   

0%

5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45%

Reluctance of staff to contribute

Non-involvement of senior staff

Too much social, not enough business

Mostly used by IT

Content creaon outside of the ECM/RM process

Departmental closed groups

Dominaon by those who want to get noced

Creang a local not enterprise “social structure”

Has become something of a “clique” acvity

Traffic is mostly management-to-staff, not vv

Anonymous posts vs. named posts

Abuse or harsh cricism