Extensis Suitcase Fusion 4: 1Y ASA add., Mac, FR ZMF-40106 User Manual

- 19 - 

If you prefer to store fonts with specific jobs, or if you have a font organization system that you prefer, you can 
set up Suitcase Fusion to leave fonts in place (page 23).  
If you add fonts from removable media, for example CDs or DVDs, and you don’t have enough space on your 
hard drive to store all these fonts, you can add these fonts to Suitcase Fusion by choosing the 

 option in the 

Preferences dialog . This allows you to catalog all your fonts without storing them all 

on your hard drive. When you want to use these fonts, you will have to mount the appropriate volume; Suitcase 

Fusion will notify you when the need arises. 
To have Suitcase Fusion leave fonts in place:  

1.

  Choose Suitcase Fusion 4 > Preferences. 

2.

  Enable the 

 option.  

When you add fonts, your font files will remain in place and they will not be added to the vault. 

Of course, you could also choose to add fonts to an entirely separate font library (

File > New Library). This way 

the fonts would be stored in your Font Vault, but would not be mingled in with the rest of your font collection. 

If more than one computer is involved in your publishing process, font management becomes extremely 
important. Any variation in fonts can cause missing fonts problems, inaccurate substitutions, and text reflow. In 
addition, administrators must ensure that the company owns licenses for the fonts used in all projects. You can 
use Suitcase Fusion features to control these issues or upgrade to a more powerful server-based font 

management system. 
With a stand-alone font manager, each user must manage their own fonts as a freelance graphic designer would. 

Each user maintains his or her own font library stored in his or her own vault. 
If the Suitcase Fusion users are working over a network on the same documents—for example, at a site using 
QuarkXPress—users can still manage their own fonts. To prevent problems, the users must obtain their fonts for 
common jobs from the exact same source. For example, if a user receives a CD or DVD of fonts with Adobe 
InDesign, they cannot be sure that the font versions are the same as fonts received on a CD with Adobe 

Photoshop.  
The administrator should create the master folder of fonts, ensuring that all the fonts in the folder have been 
properly licensed by the company, and that the company owns sufficient licenses for each of the fonts. The 
administrator can distribute this folder to each of the users in the workgroup by copying the folder of fonts to 
each user’s computer, or placing the folder in a network location so each user can download and add the fonts 
to Suitcase Fusion themselves. Users should add fonts to the Font Vault on their local computer. The 
administrator can add fonts to the master folder, and users can then periodically add the entire folder to 
Suitcase Fusion. Duplicates are prevented from being added to the vault, so only new fonts the folder will be 

added to a user’s Font Vault.  
For special projects, the users can add fonts to Suitcase Fusion using the 

 

preference. By choosing to add fonts in place, new fonts are not added to the user’s Font Vault, and only 
approved fonts remain in the vault. 
Users can further organize fonts from special projects using Libraries and Sets. If it’s important that fonts aren’t 
stored together and not used across clients, the user can create a library for each client and only add fonts for 
each client in each library. If the user only wants to create a group of fonts as a reminder of which fonts were 
used for each client, keep all of the fonts in one library and create a set for each client. Each client set can be 

further organized by creating nested sets for each project. 
For example, an agency doing work for multiple movie studios could make a library for each studio. Then within 
each library a new set would be created for each movie, and nested within each movie set could be sets for 

specific projects like movie poster, DVD cover, etc.