Extensis Suitcase Fusion 4: 1Y ASA add., Win, UK ZWI-40106 User Manual

- 17 - 

Typical Setup 

Suitcase Fusion is designed for publishers—web designers; freelance graphic designers; advertising agencies; 
publishers producing magazines, newspapers, and books; and service bureaus and printers. Each type of user 
typically handles fonts differently, with web designers using fonts hosted on a server, freelance graphic 
designers typically maintaining their own fonts, creative firms preferring to use the same fonts, and service 

bureaus managing client’s fonts.  
Suitcase Fusion provides different methods for adding, activating, and managing fonts to suit each different 
workflow. As you continue to work with Suitcase Fusion, you’ll discover the methods that work best for your 
work environment. However, until you’re comfortable with the software, you may wish to use one of the typical 
setups provided here. Keep in mind that these examples are merely suggestions and may need to be modified to 

suit your needs. 

In workgroup environments, the capabilities of a server-based font management system are often a necessity. A 
server-based solution centralizes font management administration and control, ensures that all users are using 

exactly the same font, ensures font license compliancy and protects against rogue fonts entering the workflow.  
Universal Type Server is the server-based solution available from Extensis, and sold separately from Suitcase 
Fusion. Universal Type Server is available in many different configurations to meet the needs or different 
organizations and workgroup sizes. Universal Type Server is available for Macintosh, Windows, or cross-
platform workgroup environments. Both client and server can run on either Macintosh or Windows. For more 
information about server-based font management, or to download a demo version, please see the Extensis 
website (

). 

Freelance graphic designers usually maintain a large collection of fonts to afford many different options when 
working with a variety of clients. Taking advantage of several key features in Suitcase Fusion will help freelancers 
work with their fonts more efficiently. 

Add all of the fonts stored on your hard drive into the Font Vault. This ensures that all your fonts are in one place, 

making it easier to prevent duplicates and back up your font collection. 
To use the Font Vault:  

1.

  Choose Edit > Preferences. 

2.

  Enable the 

 option.  

Once your fonts are in the database, you can use Suitcase Fusion to help you clean by removing unnecessary 
fonts. For example, you can use the 

Find dialog to display all of the potentially duplicate fonts with the same 

name and then review the fonts to determine if you can delete any of them. You may have two versions of the 
same font, and decide that you only need to keep one. You will undoubtedly find fonts that you don’t need. 
Before you delete any fonts, be sure that these particular fonts are not required for a job or project that you may 

need to work on at some point.  
Once your fonts are cleaned up, create sets for your current clients and projects. You can then activate sets 
permanently for ongoing jobs and activate sets temporarily for quick jobs. When you finish a job, you can collect 

the fonts in the project’s set to create a copy of the fonts for your service bureau.  
In addition to creating sets, scan through your fonts and activate permanently any fonts that you use often. For 
example, activate the fonts used in your own letterhead and logo, and activate Zapf Dingbats, Symbol, Times, 

and Helvetica. When you acquire new fonts, add them to the vault as well.