ShoreTel ShorePhone IP 230 User Manual
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Contents
GETTING STARTED . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Your Phone's Display . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Guide to Status Icons. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Guide to Status Icons. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
LOGGING IN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
MANAGING CALLS – BASIC FEATURES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
MANAGING CALLS – BASIC FEATURES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Placing Calls. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Using the Handset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Using the Speakerphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Using the Headset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Using the Speakerphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Using the Headset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Answering Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Using the Handset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Using the Speakerphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Using the Headset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Sending a Call to Voice Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Diverting a Call. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Using the Speakerphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Using the Headset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Sending a Call to Voice Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Diverting a Call. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Answering Additional Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Transferring a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Making a Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Using the Intercom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Placing a Call On or Off Hold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Redialing and Checking Missed Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Transferring a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Making a Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Using the Intercom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Placing a Call On or Off Hold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Redialing and Checking Missed Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
AUDIO CONTROLS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Adjusting Ring Tone Volume. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Adjusting Handset Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Adjusting Headset Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Adjusting Speakerphone Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Muting an Active Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Adjusting Handset Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Adjusting Headset Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Adjusting Speakerphone Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Muting an Active Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
VOICE MAIL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Logging Into the Main Menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Logging In from Another Extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Logging In from an External Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Leaving a Message and Message Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Logging In from Another Extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Logging In from an External Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Leaving a Message and Message Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
OPTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Changing Call Handling Mode and Forwarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Changing Automatic Off Hook Preference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Changing Ring Tone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Programming Your Custom Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Changing the Agent State. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Enabling or Disabling Handsfree Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Changing Automatic Off Hook Preference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Changing Ring Tone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Programming Your Custom Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Changing the Agent State. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Enabling or Disabling Handsfree Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
DIRECTORY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
MANAGING CALLS – ADVANCED FEATURES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
MANAGING CALLS – ADVANCED FEATURES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Programmable Custom Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30