Lucent Technologies 6 User Manual

Issue 1

February 1998

Putting the System to Work 

Page 5-7

Scenario 2: A Professional Office 

5

This scenario describes a law firm. The communications needs of the company 
fall into these categories:

■

Executive Staff. Five partners and four associate partners.

■

Secretarial Staff. Five executive secretaries, a general secretary, two 
associates’ secretaries, and an operator/receptionist.

■

Administrative/Support Staff. Eight paralegals, an office manager, a 
word processing pool, and a bookkeeping department. The office manager 
functions as system manager.

■

All Staff. All staff members share some common requirements, as do the 
phones in public areas.

The firm plans with these general considerations in mind:

■

A variety of call coverage needs

■

A need to track call costs for client billback

■

Extensive use of on-line databases and the Internet for research, keeping 
up to date with professional organizations and publications, and electronic 
mailing of large legal documents

■

Use of Group IV (G4) fax machines for receiving and sending legal 
documents

■

Use by partners, associates, and clients of a PictureTel group 
videoconferencing system installed in one of the firm’s conference rooms

■

Security requirements and restrictions on outgoing calls, especially for 
common areas; for example, the conference room, client meeting rooms, 
and staff lounge

Because of the extensive data communications needs in this office, many lines 
are required; furthermore, pools are needed to access certain special line/trunk 
groups. The operator directs all incoming calls except those to devices such as 
fax machines and those that arrive on DID and personal lines. For these reasons, 
a Hybrid/PBX system is required. 

 illustrates the office layout. Following the figure are sections that 

describe the firm’s requirements in more detail and how the system’s equipment 
and features meet these special needs and concerns.