Xerox WorkCentre 5865/5875/5890 Guía De Administador

Accounting 

 

216 

Xerox

®

 WorkCentre

®

 5800/5800i Series Multifunction Printer 

 

System Administrator Guide 

 

Network Accounting 

Network Accounting allows you to manage printer usage with detailed cost analysis capabilities. Print, 

scan, fax, and copy jobs are tracked at the printer and stored in a job log. All jobs require authentication 

of User ID and Account ID, which are logged with the job details in the job log. Users are prompted for 

accounting information when submitting jobs to the printer. 

You can compile the accounting server job log information and format it into reports. 

Before you begin: 
•

  Install and configure Xerox

®

 certified network accounting software on your network. Refer to the 

manufacturer instructions for help. 

•

  Test communication between the accounting server and the printer. Open a Web browser, type the 

IP Address of the printer in the address bar, then press 

Enter. The printer Xerox

®

 CentreWare

®

 

Internet Services home page appears. 

•

  To track print and LAN Fax jobs, install print drivers on all user computers. 

 

Enabling Network Accounting 

1.

  In Xerox

®

 CentreWare

®

 Internet Services, click 

Properties > Login/Permissions/Accounting > 

Accounting Methods. 

2.

  Click the pencil icon. 

3.

  For Current Accounting Method, select Network Accounting. 

4.

  Click Save. 

 

Setting Network Accounting Workflow Options 

1.

  On the Accounting page, under Action, next to Accounting Workflow, click Edit. 

2.

  Under Accounting Workflow, next to each Job Type, select an option: 

−

  Pre-Authorization and Capture Usage requires a job limits server to approve each job that a 

user attempts to send or print. The job limits server approves a job based on the credentials of 

the user and the configured job attributes. 

−

  Capture Usage only tracks usage. 

3.

  If you selected Capture Usage, click Save. 

4.

  If you selected Pre-Authorization and Capture Usage for Print Jobs, under Pre-Authorization 

Communication Error Notification, select an option: 
−

  None instructs the printer not to notify users if pre-authorization fails. 

−

  Print Error Sheet instructs the printer to print an error sheet if pre-authorization fails. 

−

  Touch User Interface instructs the printer to display a message on the control panel touch 

screen if pre-authorization fails.