Xerox SmartSend Support & Software Guida Utente
3-2
Distributiewerkstromen
Overzicht Werkstromen
In SMARTsend wordt met werkstromen bepaald hoe digitale versies van documenten worden gemaakt
door middel van scannen en hoe deze scanbestanden vervolgens naar verschillende bestemmingen
worden gestuurd. Zo kunt u bijvoorbeeld een werkstroom maken waarbij een gedrukt document wordt
geconverteerd naar een PDF-bestand, dat vervolgens naar een documentenopslagplaats zoals een
DocuShare-opslagplaats wordt gestuurd. In de werkstroom kunnen twee of meer bestemmingen worden
opgegeven, zoals e-mailaccounts, netwerkmappen, of een combinatie van documentenopslagplaatsen.
door middel van scannen en hoe deze scanbestanden vervolgens naar verschillende bestemmingen
worden gestuurd. Zo kunt u bijvoorbeeld een werkstroom maken waarbij een gedrukt document wordt
geconverteerd naar een PDF-bestand, dat vervolgens naar een documentenopslagplaats zoals een
DocuShare-opslagplaats wordt gestuurd. In de werkstroom kunnen twee of meer bestemmingen worden
opgegeven, zoals e-mailaccounts, netwerkmappen, of een combinatie van documentenopslagplaatsen.
Werkstromen bieden:
Automatisering van regelmatig terugkerende taken en veelgebruikte instellingen
Veelzijdige beveiligingsopties
Eenvoudig gebruik en onderhoud
In een werkstroom kunnen scanopdrachtinstellingen zoals bestemmingen, documentnaam en -type,
documentkenmerken en imaging-instellingen op eenvoudige wijze in één geheel worden gecombineerd en
op elk gewenst moment weer opnieuw worden gebruikt. Documentnaam- en type zijn de eigenschappen
waarmee een gescand document wordt gedefinieerd en beschreven. Het definiëren van de basiskenmerken
van het gescande document, zoals de bestandsnaam en het type digitale indeling (bijv. PDF, JFIF,
Single-page TIFF, Multi-page TIFF, enz.), is een essentieel bij het maken van een bruikbare werkstroom.
SMARTsend biedt ook een manier om optionele documentkenmerken, die gewoonlijk als metagegevens
worden aangeduid, aan gescande documenten toe te voegen. Deze kenmerken worden bij het digitale
document opgeslagen en kunnen worden gebruikt om de opslag en het ophalen van documenten en het
uitvoeren van beheertaken te automatiseren.
documentkenmerken en imaging-instellingen op eenvoudige wijze in één geheel worden gecombineerd en
op elk gewenst moment weer opnieuw worden gebruikt. Documentnaam- en type zijn de eigenschappen
waarmee een gescand document wordt gedefinieerd en beschreven. Het definiëren van de basiskenmerken
van het gescande document, zoals de bestandsnaam en het type digitale indeling (bijv. PDF, JFIF,
Single-page TIFF, Multi-page TIFF, enz.), is een essentieel bij het maken van een bruikbare werkstroom.
SMARTsend biedt ook een manier om optionele documentkenmerken, die gewoonlijk als metagegevens
worden aangeduid, aan gescande documenten toe te voegen. Deze kenmerken worden bij het digitale
document opgeslagen en kunnen worden gebruikt om de opslag en het ophalen van documenten en het
uitvoeren van beheertaken te automatiseren.
Werkstromen kunnen openbaar of privé zijn. Openbare werkstromen kunnen door alle gebruikers van
SMARTsend worden bekeken, gebruikt en bewerkt. Privé-werkstromen kunnen alleen worden bekeken,
gebruikt en bewerkt door de werkstroomeigenaar (degene die de werkstroom heeft gemaakt). De beheerders
van SMARTsend kunnen de lijsten van privé-werkstromen weergeven en de werkstromen verwijderen, maar
niet de inhoud ervan bekijken of bewerken.
SMARTsend worden bekeken, gebruikt en bewerkt. Privé-werkstromen kunnen alleen worden bekeken,
gebruikt en bewerkt door de werkstroomeigenaar (degene die de werkstroom heeft gemaakt). De beheerders
van SMARTsend kunnen de lijsten van privé-werkstromen weergeven en de werkstromen verwijderen, maar
niet de inhoud ervan bekijken of bewerken.
Werkstromen moeten worden gepubliceerd om ze beschikbaar te maken voor het scannen van documenten.
Zie voor meer informatie over het publiceren van werkstromen Hoofdstuk 5, Werkstromen publiceren.
Zie voor meer informatie over het publiceren van werkstromen Hoofdstuk 5, Werkstromen publiceren.
O
PMERKING
:
Er kunnen ook zoekwerkstromen worden gemaakt als het optionele TrueMatch-onderdeel
met SMARTsend is geïnstalleerd. Zie hoofdstuk 4 Zoekwerkstromen voor meer informatie.