Corel wordperfect office 2002 ユーザーズマニュアル

To create a data file for a merge

1 Click Tools } Merge.
2 Click Data source } Create data file.

If you have typed in the active document, enable one of the following options in the Data File

Source dialog box:

Ÿ

Use file in the active window — uses the active document

Ÿ

New document window — creates a new document

3 Click OK.
4 Type the name of a field in the Name a field box.

If you want to create a data table file, enable the Format records in a table check box.

5 Click Add.
6 Click any of the following to organize a selected field:

Ÿ

Replace — replaces the name of the selected field

Ÿ

Delete — deletes the selected field

Ÿ

Move up — moves the selected field up in the Fields used in merge list

Ÿ

Move down — moves the selected field down in the Fields used in merge list

7 Click OK.
8 In the Create or edit data in record area, type the data for each record.
9 Click Close, and click Yes.

Number the fields in an empty data file

Click OK in the Create data file dialog box. Specify

the number of fields in the Number of fields in

each record box.

To add a line to a field, press CTRL + ENTER.
Press TAB to move to the next field.

Working with form documents for a merge

A form document provides the pattern and layout for a merged document. It can contain text,

formatting, graphics, and merge commands. You create form documents the same way you

create regular documents; however, instead of typing specific information, you insert a command

which can be replaced by information from a data source when you perform the merge. For more

information about inserting merge commands, see “Using merge commands” in the online Help.
The following image shows a form document containing 1) FIELD codes where the name and

address of the recipient are inserted and 2) text for a letter.