Gembird ehs-office 用户指南

Send to default recipient. If this option is on then the e-mail created using EHSMonitor will be sent to the Default recipient 
automatically  and  immediately.  In  this  case  Multimedia  Address  Book  window  will  not  be  shown. 
 
Note: Refer to Multimedia Address Book Editor Help file to learn how to specify the Default recipient. 

Send  through  SMTP  server  immediately.  Use  this  option  to  send  e-mails  with  Multimedia  Address  Book  directly  through 
SMTP server using  your e-mail  account. No mail  client is  required in this  case. Enter SMTP server address in  Outgoing mail 
(SMTP)  server  field,  enter  your  name  and  e-mail  address,  check  SMTP  server  requires  authentication  and  specify  Server 
logon options if necessary. The message will be then sent directly through the SMTP server.  

Note: the Subject field of the e-mail in this case will be filled with Subject prefix followed by time stamp, using the template 
[DD. MM. YYYY hh:mm:ss], where letters "YYYY", "MM", "DD", "hh", "mm", "ss" represent current year, month, day, hour, 
minute and second respectively. The sender of such E-mail can be specified in the E-mail account options.  

Use Outgoing mail (SMTP) server port number field to change the server port number. 

 
Possible reasons of being unable to send an e-mail.  
 
If you are trying to send an e-mail using your default mail client (Send through SMTP server immediately option is switched off):  

·

  Check if one of the supported mail clients (MS Outlook, Outlook Express, Lotus, Mozilla Mail, Netscape) is installed on 

your computer and used as a default mail client.  

 
If you are trying to send an e-mail directly through SMTP server (Send through SMTP server immediately option is switched 
on):  

·

  Check your Internet connection.  

·

  Check the following Multimedia Address Book settings:  

o  Check if your SMTP server is specified correctly.  
o  Check if the server logon options are specified correctly, if your SMTP server required authentication.  
o  Contact your system administrator to verify the outgoing mail server port number.  

8. Multimedia Address Book Editor utility 

 

Multimedia address book editor is a utility tool intended to fill and update the multimedia address book, which can be used with 
the EHSMonitor software.  When Use multimedia address book option is switched on, whenever  you  create an e-mail using 
EHSMonitor  the  Multimedia  Address  Book  -  Contacts  dialog  appears  and  helps  to  choose  the  message  recipient  without 
typing. To make navigation through the list of Contacts easier each contact is coupled with an image and/or sound. 

Use New contact button  to create a new contact. Select any existing contact from the list to edit its attributes. In addition to the 
standard Name, E-mail and Phone attributes MAB Editor allows to assign an image and/or a sound to any contact. You can select 
one of the images from the supplied image collection or use your own picture (BMP,JPG,GIF graphics formats are supported). 
Browse for an appropriate Wav or Mp3 file on your computer to assign it to the contact. Use Save button to save changes.  

Press Default button to make from the currently selected contact the Default recipient. Default recipient is shown as first in the 
Multimedia Address Book - Contacts dialog for quicker access. Refer to the Multimedia Address Book help file for details of 
using Default recipient. Use Preview button to open the Multimedia Address Book - Contacts dialog with the updated Contacts 
list. 
 
Hint: Use Rec or Rec and Save to file options in the EHSMonitor software to create audio files, which can later be assigned to 
the Multimedia address book entries.