Xerox SmartSend Support & Software 用户指南
3-2
Flujos de trabajo de distribución
Descripción general de flujos de trabajo
SMARTsend utiliza el concepto de flujos de trabajo para gestionar la conversión de documentos escaneados
a formato digital y su posterior envío a diferentes destinos. Por ejemplo, se puede crear un flujo de trabajo
que convierta documentos impresos en archivos PDF y su posterior envío a un repositorio de documentos
como el repositorio de DocuShare. El flujo de trabajo también puede especificar varios destinos, como
cuentas de correo electrónico, carpetas de red o cualquier combinación de repositorios de documentos.
a formato digital y su posterior envío a diferentes destinos. Por ejemplo, se puede crear un flujo de trabajo
que convierta documentos impresos en archivos PDF y su posterior envío a un repositorio de documentos
como el repositorio de DocuShare. El flujo de trabajo también puede especificar varios destinos, como
cuentas de correo electrónico, carpetas de red o cualquier combinación de repositorios de documentos.
Los flujos de trabajo ofrecen:
Automatización de opciones y tareas que se utilizan con frecuencia
Opciones de seguridad versátiles
Uso y mantenimiento sencillos
Los flujos de trabajo son un método cómodo de combinar opciones de trabajos de escaneado como destinos,
nombre y tipo de documentos, atributos y opciones de imagen en una sola entidad que se puede utilizar una
y otra vez, siempre que sea necesario. El nombre y tipo de los documentos son propiedades que definen y
describen cada documento escaneado. La definición de los atributos básicos del documento escaneado,
como el nombre de archivo y el tipo de formato digital (por ejemplo, PDF, JFIF, TIFF de una página, TIFF
multipágina, etc.), es esencial para crear un flujo de trabajo válido. SMARTsend ofrece también un método
para agregar atributos de documento opcionales, que suelen llamarse metadatos, a los documentos
escaneados. Dichos atributos se almacenan con el documento digital y pueden utilizarse para automatizar
las tareas de almacenamiento, recuperación y gestión de documentos.
nombre y tipo de documentos, atributos y opciones de imagen en una sola entidad que se puede utilizar una
y otra vez, siempre que sea necesario. El nombre y tipo de los documentos son propiedades que definen y
describen cada documento escaneado. La definición de los atributos básicos del documento escaneado,
como el nombre de archivo y el tipo de formato digital (por ejemplo, PDF, JFIF, TIFF de una página, TIFF
multipágina, etc.), es esencial para crear un flujo de trabajo válido. SMARTsend ofrece también un método
para agregar atributos de documento opcionales, que suelen llamarse metadatos, a los documentos
escaneados. Dichos atributos se almacenan con el documento digital y pueden utilizarse para automatizar
las tareas de almacenamiento, recuperación y gestión de documentos.
Los flujos de trabajo pueden definirse como públicos o privados. Los flujos de trabajo públicos están
disponibles para que los puedan ver, utilizar y editar todos los usuarios de SMARTsend. Los flujos de trabajo
privados sólo los puede ver, utilizar y editar el propietario (creador) del flujo de trabajo. Los administradores
de SMARTsend pueden listar y borrar flujos de trabajo privados, pero no pueden verlos ni editarlos.
disponibles para que los puedan ver, utilizar y editar todos los usuarios de SMARTsend. Los flujos de trabajo
privados sólo los puede ver, utilizar y editar el propietario (creador) del flujo de trabajo. Los administradores
de SMARTsend pueden listar y borrar flujos de trabajo privados, pero no pueden verlos ni editarlos.
Los flujos de trabajo deben publicarse para que se puedan utilizar a la hora de escanear documentos.
Para obtener información sobre cómo publicar flujos de trabajo, consulte el Capítulo 5, Publicación de
flujos de trabajo.
Para obtener información sobre cómo publicar flujos de trabajo, consulte el Capítulo 5, Publicación de
flujos de trabajo.
N
OTA
:
También pueden crearse flujos de trabajo de búsqueda si se instala el componente TrueMatch
con SMARTsend. Consulte el Capítulo 4, Flujos de trabajo de búsqueda para más información.