Corel wordperfect office 2002 Manuel D’Utilisation

Planning your database

A good plan is the key to creating an efficient, highly flexible database and to maintaining the

integrity of your data. By following a few basic steps, you’ll save time and eliminate the problems

that could arise from a poorly planned database.
When you plan a database, you must identify all the information you want to retrieve. From this,

you define and organize the data you want to store and maintain. When your plan is complete,

you can start to build your database using the tools offered in Paradox.

Identify the information
Make a list of all of the information you want to retrieve from your database. Do you want to

generate monthly reports, mailing labels, or invoices? What information do you want these

documents to display? Identify all the information that each list, document, or report will

contain. Be as specific as possible. Consider making a sample of any document you want

produced. Consider also, where your information will come from and how you are going to enter

it into your database. Identifying the information you want to retrieve helps you decide what

data you need to store.

Define the fields
Separate all the information listed into individual pieces of data. Each piece of data will become

a field in a table. For each field, you will need to identify a name, data type, and size. The name

will become the name of a field, so use something meaningful and specific. For the data type,

select the appropriate option from the list available in Paradox, such as alphanumeric, number,

money, and date. For size, you need to determine the number of characters you require to store

that piece of data in the field.

Group fields into tables
Look for repeating patterns of fields. Group related fields into sets, one set for each subject. For

example, a set of fields pertaining to authors might include the author’s first name, last name,

date of birth, nationality, and a unique author number. Each set of like fields will become a table.

Choose key fields
Identifying key fields early in the planning process helps you create individual tables faster.

These may also be the fields you will use when you want to retrieve information from your

database. Choose unique identifiers as your key fields.