Xerox 421 User Manual

Use of the machine can be limited to authorised personnel 
within a department by setting up Department Codes. Within 
the Department Codes function you can assign one Master 
Code for the administrator, and up to 98 Department Numbers 
and Codes for individual departments to use. The machine can 
then monitor each department’s usage.

When the function is used for the first time, the administrator is 
prompted to enter a Master Code Name and a 5-digit Master 
Code. This name and code is then used to access the function 
for setting up individual Department Codes.

Each Department Code also has a 2 digit Department Number 
and a Department Name assigned. The Department Number 
assigned to the Master Code is preset as 01. During the setup 
procedure, you are prompted to enter a 2 digit Department 
Number, a Department Name and a 5 digit Department Code 
for each department.

It is recommended that you plan which numbers, names and 
codes should be assigned to each department prior to setting 
up Department Codes.

The individual Department Codes are used to access and 
operate the machine. As each department enters their 
assigned Department Code to access and operate the 
machine, the usage is recorded on the Department Code 
Report.