Xerox SmartSend Support & Software Installation Guide
Välkommen till SMARTsend
SMARTsend
Installations- och administrationshandbok
13
SMARTsend - översikt
SMARTsend kombinerar och förstärker flera av de kraftfulla funktionerna i två Xerox produkter –
FlowPort™ och CentreWare™ nätverksavläsningstjänster – och utgör ett integrerat program.
SMARTsend-programmet, som bygger på plattformen Microsoft .NET, fungerar med nya och äldre
avancerade flerfunktionssystem från Xerox, samt med många typer av Internetfax-enheter från Xerox
och andra tillverkare.
FlowPort™ och CentreWare™ nätverksavläsningstjänster – och utgör ett integrerat program.
SMARTsend-programmet, som bygger på plattformen Microsoft .NET, fungerar med nya och äldre
avancerade flerfunktionssystem från Xerox, samt med många typer av Internetfax-enheter från Xerox
och andra tillverkare.
Med SMARTsend kan pappersdokument avläsas i fyrfärg och konverteras till olika digitalformat, bland
annat PDF, XPS, JFIF/JPEG, TIFF och flersidig TIFF. SMARTsend kan också konvertera avlästa dokument
till redigerbara filer, till exempel Excel, Word, PowerPoint eller sökbara PDF-filer. Filerna kan sedan
redigeras, ändras, sparas och delas. Det är även möjligt att kryptera PDF-filer före distribution. Med
SMARTsend kan användaren även lägga till beskrivande information (så kallade metadata) som
medföljer de avlästa dokumenten. Dessa mångsidiga funktioner gör det enkelt att kategorisera, söka i
och hämta avlästa dokument.
annat PDF, XPS, JFIF/JPEG, TIFF och flersidig TIFF. SMARTsend kan också konvertera avlästa dokument
till redigerbara filer, till exempel Excel, Word, PowerPoint eller sökbara PDF-filer. Filerna kan sedan
redigeras, ändras, sparas och delas. Det är även möjligt att kryptera PDF-filer före distribution. Med
SMARTsend kan användaren även lägga till beskrivande information (så kallade metadata) som
medföljer de avlästa dokumenten. Dessa mångsidiga funktioner gör det enkelt att kategorisera, söka i
och hämta avlästa dokument.
Webbaserat program
SMARTsend är ett webbaserat program som inte kräver ytterligare klientprogramvara. Användare kan
enkelt skapa arbetsflöden som definierar typen av avläst dokument, distributionsplatser och
distributionsprocesser, samt metoderna och enheterna som kan användas för att skicka SMARTsend-
avläsningsjobb. Arbetsflödet publiceras sedan så att det blir tillgängligt för användare som enhetens
avläsningsmallar eller som PaperWare-försättssidor (Professional Edition). Publiceringen gör det enkelt
att avläsa ett dokument och distribuera de resulterande elektroniska filerna till olika destinationer, till
exempel e-postadresser, nätverksmappar, FTP-mappar, fjärrskrivare, externa program, webbsidor,
Domino- och Domino.doc-arkiv, Microsoft SharePoint Portal Server-arkiv samt Xerox DocuShare-arkiv.
Ytterligare destinationer, till exempel avancerade dokumenthanteringsarkiv, kan läggas till som
tillvalskomponenter.
enkelt skapa arbetsflöden som definierar typen av avläst dokument, distributionsplatser och
distributionsprocesser, samt metoderna och enheterna som kan användas för att skicka SMARTsend-
avläsningsjobb. Arbetsflödet publiceras sedan så att det blir tillgängligt för användare som enhetens
avläsningsmallar eller som PaperWare-försättssidor (Professional Edition). Publiceringen gör det enkelt
att avläsa ett dokument och distribuera de resulterande elektroniska filerna till olika destinationer, till
exempel e-postadresser, nätverksmappar, FTP-mappar, fjärrskrivare, externa program, webbsidor,
Domino- och Domino.doc-arkiv, Microsoft SharePoint Portal Server-arkiv samt Xerox DocuShare-arkiv.
Ytterligare destinationer, till exempel avancerade dokumenthanteringsarkiv, kan läggas till som
tillvalskomponenter.
Enkelt att använda
SMARTsend är avsett att vara enkelt att använda, mångsidigt och säkert. Guider hjälper användaren
med svåra uppgifter. Beskrivande anvisningar, statusmeddelanden och hjälpinformation finns i alla
SMARTsend-skärmar. Användare kan ställa in e-post och utskrivna bekräftelserapporter,
administratörer kan skapa jobbloggar över användningen vilka sedan kan presenteras vid revision. Om
säkerheten är viktig står SMARTsend över konkurrensen med stöd för de senaste säkerhetsprotokollen
och alternativ för säker webbplatskonfigurering. Dessutom tillåter den öppna och flexibla .NET-
arkitekturen enkel integrering med andra program och erbjuder flexibilitet att utöka egenskaper och
funktioner i takt med att Xerox lanserar nya funktioner.
med svåra uppgifter. Beskrivande anvisningar, statusmeddelanden och hjälpinformation finns i alla
SMARTsend-skärmar. Användare kan ställa in e-post och utskrivna bekräftelserapporter,
administratörer kan skapa jobbloggar över användningen vilka sedan kan presenteras vid revision. Om
säkerheten är viktig står SMARTsend över konkurrensen med stöd för de senaste säkerhetsprotokollen
och alternativ för säker webbplatskonfigurering. Dessutom tillåter den öppna och flexibla .NET-
arkitekturen enkel integrering med andra program och erbjuder flexibilitet att utöka egenskaper och
funktioner i takt med att Xerox lanserar nya funktioner.