Xerox SmartSend Support & Software User Guide
Copyright © 2001–2006 by Xerox Corporation. Alle rechten voorbehouden. XEROX
®
, de gestileerde X
®
, CentreWare
®
, Document Centre
®
, WorkCentre
®
Pro, DocuShare
®
, FlowPort
®
, PaperWare, SMARTsend, en FreeFlow zijn
handelsmerken van of worden gebruikt onder licentie door Xerox Corporation in de Verenigde Staten en andere landen. DataGlyph
®
is een handelsmerk van Palo Alto Research Center, Inc. Adobe en Acrobat zijn gedeponeerde handelsmerken
van Adobe Systems, Incorporated. IBM, Lotus, Domino en Domino.Doc zijn gedeponeerde handelsmerken van IBM Corporation. NetWare is een handelsmerk van Novell, Inc. Flash is een handelsmerk van Macromedia, Inc. Microsoft, Microsoft
Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Internet Explorer, Microsoft Office, Exchange 2000, SharePoint en Internet Information Services (IIS) zijn gedeponeerde handelsmerken van Microsoft Corporation.
Netscape Navigator is een gedeponeerd handelsmerk van Netscape Communications Corporation. WordPerfect is een gedeponeerd handelsmerk van Corel Corporation. WorkSite is een handelsmerk van Interwoven, Inc. Hummingbird DM is
een handelsmerk van Hummingbird, Ltd. Documentum is een gedeponeerd handelsmerk van EMC Corporation. LiveLink is een gedeponeerd handelsmerk van Open Text Corporation. Xerox PDF Reader wordt aangedreven door Foxit Software
Company
Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Internet Explorer, Microsoft Office, Exchange 2000, SharePoint en Internet Information Services (IIS) zijn gedeponeerde handelsmerken van Microsoft Corporation.
Netscape Navigator is een gedeponeerd handelsmerk van Netscape Communications Corporation. WordPerfect is een gedeponeerd handelsmerk van Corel Corporation. WorkSite is een handelsmerk van Interwoven, Inc. Hummingbird DM is
een handelsmerk van Hummingbird, Ltd. Documentum is een gedeponeerd handelsmerk van EMC Corporation. LiveLink is een gedeponeerd handelsmerk van Open Text Corporation. Xerox PDF Reader wordt aangedreven door Foxit Software
Company
24.09.05.
Werkstroom maken
U kunt werkstromen maken om de scans naar diverse bestemmingen te sturen. Hier
volgt een algemene procedure voor het maken van een werkstroom.
volgt een algemene procedure voor het maken van een werkstroom.
Klik op Toevoegen > Distributiewerkstroom… op de homepage van SMARTsend
of op de pagina Werkstroomverkenner aan.
Selecteer op de pagina Documentbestemmingen een bestemmingstype en klik
vervolgens op Locaties (of adressen) toevoegen.
Voer de informatie in die nodig is om de locatie te definiëren en klik vervolgens op OK.
Selecteer een of meerdere vakjes naast elke gewenste bestemming en klik dan op
Volgende >> om door te gaan.
Configureer op de pagina Documentnaam en -type de naamgevingsconventies voor
documenten en de uitvoerbestandsindelingen die zullen worden gemaakt. Klik op
Volgende>> om door te gaan.
Kies op de pagina Documentkenmerken een profiel of configureer de documentken-
merkvelden (metagegevens) indien nodig handmatig. Klik op Volgende>> om door
te gaan.
Configureer op de pagina Werkstroominstellingen de naam, bevestiging en
toegangsopties van de werkstroom. Klik op Volgende>> om door te gaan.
Kies op de pagina Werkstroomoverzicht de publicatieopties en controleeer de
werkstroominstellingen die op de pagina worden weergegeven. Gebruik de toetsen
op de pagina om wijzigingen aan te brengen. Klik anders op Voltooien om de
werkstroom op te slaan en/of te publiceren.
of op de pagina Werkstroomverkenner aan.
Selecteer op de pagina Documentbestemmingen een bestemmingstype en klik
vervolgens op Locaties (of adressen) toevoegen.
Voer de informatie in die nodig is om de locatie te definiëren en klik vervolgens op OK.
Selecteer een of meerdere vakjes naast elke gewenste bestemming en klik dan op
Volgende >> om door te gaan.
Configureer op de pagina Documentnaam en -type de naamgevingsconventies voor
documenten en de uitvoerbestandsindelingen die zullen worden gemaakt. Klik op
Volgende>> om door te gaan.
Kies op de pagina Documentkenmerken een profiel of configureer de documentken-
merkvelden (metagegevens) indien nodig handmatig. Klik op Volgende>> om door
te gaan.
Configureer op de pagina Werkstroominstellingen de naam, bevestiging en
toegangsopties van de werkstroom. Klik op Volgende>> om door te gaan.
Kies op de pagina Werkstroomoverzicht de publicatieopties en controleeer de
werkstroominstellingen die op de pagina worden weergegeven. Gebruik de toetsen
op de pagina om wijzigingen aan te brengen. Klik anders op Voltooien om de
werkstroom op te slaan en/of te publiceren.
Werkstroom publiceren
Als u eenmaal een werkstroom heeft gemaakt, moet deze eerst worden gepubliceerd
voordat de werkstroom voor het scannen van documenten kan worden gebruikt.
voordat de werkstroom voor het scannen van documenten kan worden gebruikt.
Vanuit de Werkstroomverkenner selecteert u de werkstroom die u wilt publiceren en klikt
u op Publiceren naar Xerox multifunctioneel apparaat of Een voorblad publiceren.
Publiceren naar Xerox multifunctioneel apparaat: Geef de naam, de vervalperiode,
apparaten, documentkenmerken en eigenschappen van het scanprofiel op en klik
op OK.
Een PaperWare-voorblad afdrukken (Professionele editie): Geef de naam, de
beschrijving, vervalperiode, standaardbestemmingen, documentkenmerken en
scaninstellingen op en klik op Voorblad maken. Sla het PFD-voorbladbestand
op en maak een afdruk van het bestand.
u op Publiceren naar Xerox multifunctioneel apparaat of Een voorblad publiceren.
Publiceren naar Xerox multifunctioneel apparaat: Geef de naam, de vervalperiode,
apparaten, documentkenmerken en eigenschappen van het scanprofiel op en klik
op OK.
Een PaperWare-voorblad afdrukken (Professionele editie): Geef de naam, de
beschrijving, vervalperiode, standaardbestemmingen, documentkenmerken en
scaninstellingen op en klik op Voorblad maken. Sla het PFD-voorbladbestand
op en maak een afdruk van het bestand.
1
2
3
4
4
5
6
7
8
1
2
Apparaatscansjabloon gebruiken
Selecteer een sjabloon op het multifunctionele Xerox-apparaat.
Voer eventueel documentkenmerken in (indien geconfigureerd).
Scan uw document.
Voer eventueel documentkenmerken in (indien geconfigureerd).
Scan uw document.
PaperWare-voorbladen gebruiken (Professionele editie)
Maak een PaperWare-voorblad en druk dit af.
Controleer de gewenste bestemmingen op het voorblad.
Plaats het voorblad en document in de papierinvoer op het scanapparaat. Het
voorblad moet de eerste pagina zijn die wordt gescand.
Selecteer op het multifunctionele Xerox-apparaat een PaperWare-sjabloon, sjabloon
voor Xerox PaperWare-instellingen of de standaardsjabloon (indien geconfigureerd).
Voer eventueel documentkenmerken in (indien geconfigureerd).
Scan uw document.
Controleer de gewenste bestemmingen op het voorblad.
Plaats het voorblad en document in de papierinvoer op het scanapparaat. Het
voorblad moet de eerste pagina zijn die wordt gescand.
Selecteer op het multifunctionele Xerox-apparaat een PaperWare-sjabloon, sjabloon
voor Xerox PaperWare-instellingen of de standaardsjabloon (indien geconfigureerd).
Voer eventueel documentkenmerken in (indien geconfigureerd).
Scan uw document.
Mijn e-mail gebruiken
De werkstroom Mijn_e-mail is met SMARTsend geïnstalleerd
en wordt gebruikt om
gescande documenten automatisch naar het e-mailadres van de verzender van de
sjabloon te sturen. Deze werkstroom moet eerst als een apparaatscansjabloon of
PaperWare-voorblad worden gepubliceerd.
sjabloon te sturen. Deze werkstroom moet eerst als een apparaatscansjabloon of
PaperWare-voorblad worden gepubliceerd.
Meld u aan bij het multifunctionele apparaat van Xerox voor verificatie.
Selecteer de apparaatscansjabloon Mijn_e-mail.
Scan uw document.
Selecteer de apparaatscansjabloon Mijn_e-mail.
Scan uw document.
Scannen op een Internetfaxapparaat
Met gebruik van een PaperWare-voorblad kan vanaf elke internetfax worden gescand.
Een werkstroom als een PaperWare-voorblad publiceren. U moet de internetfax of
de internetfax van een multifunctioneel Xerox-apparaat als de scanbron selecteren.
Controleer de gewenste bestemmingen op het PaperWare-voorblad.
Plaats het voorblad en document in de papierinvoer op het internetfaxapparaat.
Het voorblad moet de eerste pagina zijn die wordt gescand.
Selecteer de optie Internetfax, selecteer de tekstmode en voer het internetfaxadres
voor de SMARTsend-computer in.
Scan uw document. Het document wordt als e-mailbijlage gedistribueerd.
de internetfax van een multifunctioneel Xerox-apparaat als de scanbron selecteren.
Controleer de gewenste bestemmingen op het PaperWare-voorblad.
Plaats het voorblad en document in de papierinvoer op het internetfaxapparaat.
Het voorblad moet de eerste pagina zijn die wordt gescand.
Selecteer de optie Internetfax, selecteer de tekstmode en voer het internetfaxadres
voor de SMARTsend-computer in.
Scan uw document. Het document wordt als e-mailbijlage gedistribueerd.
1
2
3
1
2
3
4
5
6
1
2
3
1
2
3
4
5
SMARTsend instructiekaart voor de gebruiker