Cisco Cisco TelePresence Management Suite (TMS) Version 15 Installation Guide

 

3.

The Cisco TMS user entered during installation of Cisco TMSPE is the service user for Smart Scheduler. This 
user creates the booking in Cisco TMS on behalf of the  Cisco TMSPE user. 
If the Cisco TMSPE user does not already exist in Cisco TMS, it will be created at the same time as the booking.

 

4.

When the booking is complete, Cisco TMS sends an email confirmation to the user who booked the meeting. The 
message containing meeting details including route, scheduled systems, WebEx information, and so on, may 
then be forwarded to the other meeting participants.

Cisco TMS also sends email to the service user for Smart Scheduler when a booking is created or updated. For 
more information on the service user and how to set it up not to receive email, see 

Deploying Collaboration Meeting Rooms

What are Collaboration Meeting Rooms?

Collaboration Meeting Rooms (CMRs) are reserved virtual spaces that have a set video address. Users can call in to 
that address at any time to start a meeting. 

Collaboration Meeting Rooms provide an easy way to connect using telepresence without knowing where other 
participants are located; everyone dials into the same virtual room from their laptop, telepresence room, desktop 
endpoint, or their phone.

Room Size and Quality

As with other meeting rooms, Collaboration Meeting Rooms can vary in capacity and available resources. 

As an administrator, you will be able to determine:

 

■

the maximum number of participants available for the rooms

 

■

the video quality users can expect for their rooms

 

■

how long meetings in rooms may last

Users can view these properties when they access their Collaboration Meeting Room portal page. Room owners decide 
on the video layout, and they can modify the name of the room, which appears as a banner  that welcomes participants 
when they call in to the room.

PIN Protection

Access to rooms can be restricted by the use of PIN codes. The administrator determines whether a PIN is required for 
host and/or guests, and the minimum number of digits.

Note that changing the PIN requirements for CMRs after initial setup is likely to cause confusion for users. We strongly 
recommend that you notify users when making changes of this nature.

See also 

 and 

How Collaboration Meeting Rooms Are Created

Creating Collaboration Meeting Rooms requires a deployment of TelePresence Conductor with Unified CM or Cisco 
VCS, configured with one or more bridge pools and Service Preferences.

In Cisco TMSPE, the administrator:

 

■

Sets up a user base with one or more groups of users in that will be allowed to create their own Collaboration 
Meeting Room. 

 

■

Creates one or more CMR templates linked to Service Preferences on TelePresence Conductor. A group's CMR 

49

Cisco TelePresence Management Suite Provisioning Extension with Cisco VCS  Deployment Guide