Cisco Cisco TelePresence Management Suite (TMS) Version 15 Maintenance Manual

Page of 290
Setting Global Directory Update Frequency
For legacy systems that are using the phone book as a global directory:
 
1.
Go to 
Administrative Tools > General Settings
.
 
2.
In the field Phone Books Update Frequency, specify how often you want the phone book to be posted to the 
endpoints.
 
3.
Click Save.
If corporate directory is used, the systems will read the phone book directly from Cisco TMS, and the update fre
quency can be ignored.
Exporting Contacts to a File
You can set up the File Based Phone Book source to use for exporting phone book contacts to a file on a directory on 
your Cisco TMS server or another web server. Cisco TMS will then create a tab delimited file. 
 
1.
Create a phone book . 
 
2.
Click  Connect for this phone book.
 
3.
Select the sources you want to export contacts from.
 
4.
For Update Type for these sources, select either Import to Cisco TMS or Import to Cisco TMS and Export to 
phone book source
.
 
5.
Now select the File Based Phone Book source you want to export to.
 
6.
For Update Type for this source, select Import to Cisco TMS and Export to Phone Books Source.
The first line of the file will contain the headers; Name, ISDNNumber, ISDNNumber2, ISDNBandwidth, Restrict, Tele
phone, SIP, H.323, IPBandwidth, ExternalId
The remaining lines will contain the actual phone book contacts. The ExternalId column will contain a unique id for 
the phone book entry.
Manage Phone Books
In Cisco TMS: 
Phone Books > Manage Phone Books
The 
Manage Phone Books
 page consists of a 
Directory
 pane on the left-hand side displaying the phone books and a 
Workspace
 pane to the right.
Workspace buttons
Clicking New initiates the creation of a new phone book.  After a phone book has been created and populated, select 
it to modify the configuration, or to click on any of the following buttons:
 
Edit to change the name.
 
Delete, then confirm, to delete the phone book. This does not delete any connected sources.
 
Set on Systems to distribute the phone book to specific endpoints. See 
 for further instructions.
Sources
The 
Sources
 tab displays information for each source connected to the selected phone book. On the 
Sources
 tab 
you can create, update, and delete connections to phone book sources.
186
Cisco TelePresence Management Suite Administrator Guide
Creating and Managing Phone Books