Extensis Suitcase Fusion 4: 1Y ASA add., Win, FR ZWF-40106 User Manual

- 56 - 

The ultimate goal of using Font Sense is that you—and the people in your workflow—never encounter missing 
fonts, font conflicts, or issues with multiple versions of the same font. To make this happen, you need to:  

•

  Make sure documents have Font Sense metadata saved with them. If the documents were previously 

opened with the plug-ins from Font Reserve, Font Reserve Server, Universal Type Client or a previous 
version of Suitcase Fusion, they will already contain this data.  

•

  Make sure users in your workflow have all the fonts that they need and have added those fonts to 

Suitcase Fusion. 

•

  Users should select the appropriate library from which to activate fonts from the plug-in options in the 

design application. 



  In Adobe Photoshop, choose File > Automate > Extensis to open the Extensis dialog, then 

choose a library or 

 from the 

 drop-down menu. 



  In Adobe Illustrator, InCopy, or InDesign, choose Type > Suitcase Fusion > Library, then select a 

specific library or 

. 



  In QuarkXPress, choose Utilities > Suitcase Fusion > Library, then select a specific library or 

. 

Unless you select the 

 option, the plug-ins only auto-activate and create sets from fonts in one 

library. 

Font Sense is designed to ensure that the precise fonts used in a document are auto-activated each time the 
document is opened, revised, and printed. If you use Font Sense consistently—and make the appropriate fonts 
available to other users—you should never encounter missing fonts, font conflicts, or confusion regarding 

multiple versions of the same font. 
When you get started using the plug-ins, however, many documents will not have Font Sense information in 
them. In a service bureau or agency environment, in which you receive many documents and fonts from the 

outside, it is worth your time to save Font Sense data within your documents. To do this: 

1.

  Set up a “preflight” workstation to handle all incoming documents. 

NOTE: The workstation should have a copy of Suitcase Fusion, all the applications you support with the 

auto-activation plug-ins enabled (QuarkXPress, Photoshop, Illustrator, InDesign, InCopy), and 

 enabled in the 

Auto-Activation Preferences for each application. 

2.

  In Suitcase Fusion, manually create or add a set containing only the document’s fonts. Activate only that 

set; be sure that no other fonts are active through Suitcase Fusion.  

3.

  Start the design application, make sure the plug-in is enabled, then open the document. 

4.

  Make a small change to the document and save it. This records the Font Sense metadata within the 

document. 
NOTE: If you are hesitant to make a change in a document, you can use Save As to save the file in the 
same location with the same name, replacing the original when prompted. This will also add the Font 
Sense metadata to the file. 

5.

  Use the 

 command to create a set for the document. 

 is available from the 

Type > Suitcase Fusion menu in Adobe Illustrator, InCopy, and 

InDesign, and from the 

Utilities > Suitcase Fusion menu in QuarkXPress. 

In Adobe Photoshop, the 

 command is accessed from the Extensis dialog; choose 

> Automate > Extensis to open the dialog. 

6.

  Collect all of the fonts in the active set and be sure that all users in the workflow add those fonts to 

Suitcase Fusion before opening the document. 

NOTE: You can also preflight any existing documents that do not have Font Sense data. Let the plug-ins 
automatically activate the “best” fonts or choose the fonts yourself. Then save the documents to record Font 

Sense metadata with them.