Xerox WorkCentre 5865/5875/5890 Guía De Administador

Scanning 

156 

WorkCentre 5845/5855/5865/5875/5890 Multifunction Printer 

 

System Administrator Guide 

Scanning to a Folder on the Printer 

The Scan to Mailbox feature allows users to scan files to mailboxes, which are folders created on the 

printer hard drive. These files can then be retrieved through CentreWare Internet Services. This feature 

provides network scanning capability without the need to configure a separate server and is supported in 

Workflow Scanning. For details, see 

Workflow Scanning

 on page 165. 

For instructions on using this feature, see the 

User Guide for your printer model. 

 

Enabling or Disabling Scan to Mailbox 

1.  In CentreWare Internet Services, click 

Properties > Services. 

2.  Click 

Scan to Mailbox > Enablement. 

3.  Under Scan to Mailbox, select 

Enabled. 

 

Note: 

When you enable Scan to Mailbox, folders appear as templates in the list of Workflow 

Scanning templates at the control panel. 

 

4.  To set the default view to show folders on the Scan tab in CentreWare Internet Services, select 

Scan tab, view Mailboxes by default. 

5.  Click 

Apply to save the new settings or Undo to retain the previous settings. 

 

Setting Scan Policies 

Scan policies allow you to manage how users are allowed to scan files, create folders, and assign 

passwords to their folders on the printer. 
1.  In CentreWare Internet Services, click 

Properties > Services. 

2.  Click 

Scan to Mailbox > Scan Policies. 

3.  Under Scan Policies, select or clear: 

− 

Allow scanning to Default Public Folder allows users to scan files to the Default Public Folder 

without requiring a password. 

− 

Require per job password for public folders requires users to type a password for every job 

they scan to the public folder. 

− 

Allow additional folders to be created allows users to create additional public or private 

folders on the printer. If 

Require password when creating additional folders is disabled, 

assigning a password to the folder is optional and creates a public folder. If 

folders to be created is disabled, the Create Folder button does not display on the Scan tab. 

− 

Require password when creating additional folders requires users to type a new password 

every time they create a folder. This feature only allows users to create private folders. 

− 

Prompt for password when scanning to private folder requires users to type the password at 

the control panel every time they scan a job to a private folder. 

− 

Allow access to job log data file allows users to print a job log containing details for any 

scanned image. Third-party applications can be used to search, file, and distribute jobs based 

on job log information.