Xerox Paris, a document system Support & Software User Guide

When you open printstream data into an environment, the data initially appears as
a single text block. This single text block can be logically divided into multiple
text blocks, that is, a text block is created for each section of data that has to be
separately arranged and printed on the page.

For example, a single text block can be divided into individual text blocks for a
name and address, account details, date and billing information and so on.

Once you have set the paging of the data file (refer to page 56), you can create
your text blocks and determine the number of lines in each block. The data will
automatically ‘flow’ from one text block to the next.

Remember, an environment is a ‘set of rules’ and when you create the text blocks
in an environment, you are setting the text block rules. As you create the text
blocks for the data on the first page, the data on subsequent pages will be
formatted in exactly the same way, that is, according to the rules. For example, if
your data file is a batch of invoices, you only have to set the rules for the first
invoice in the batch.

The diagram opposite shows how printstream data can be split up into logical text
blocks on the page. You can see how the text blocks have been placed on the page
prior to adding a form to the environment. If an existing form is added to the
environment, the text blocks can be moved again to adjust to the form, or a new
form can be created in the Form Editor and static form elements can be added
(refer to Chapter 4).

⇒  Can be given a meaningful description to reflect the data content of the block.

⇒  Is numbered for easy reference by a small red number which appears at the

top left hand corner of the block. The number indicates the order in which the
text block has been filled and does not print.

⇒  Can be edited.

⇒  Can be moved, copied, clipped and deleted.