Xerox SmartSend Support & Software User Guide

5-2

Publicación de flujos de trabajo

Una vez creado un flujo de trabajo, es preciso publicarlo antes de poder utilizarlo durante el escaneado de 
documentos. Al publicar un flujo de trabajo público éste queda a disposición de todos los usuarios; si se 
publica un flujo de trabajo privado, sólo el propietario tiene acceso a él. Si el flujo de trabajo no se utiliza 
durante el periodo especificado en el momento de la publicación, quedará sin publicar y dejará de estar 
disponible para escaneado.

Los flujos de trabajo pueden publicarse como plantillas de escaneado del dispositivo o cubiertas de 
PaperWare (sólo Professional Edition). 

Las plantillas de escaneado de dispositivo se utilizan para escanear con dispositivos multifunción de Xerox. 
Se conocen como plantillas distribuidas porque se distribuyen entre dispositivos concretos especificados 
en el momento de la publicación. Los flujos de trabajo sólo pueden utilizarse en dichos dispositivos. La 
publicación en dispositivos multifunción Xerox mediante plantillas de escaneado de dispositivo ofrece un 
grado de seguridad adicional para dispositivos que admitan autenticación. Cuando se publica mediante una 
plantilla de escaneado de dispositivo, los documentos escaneados se distribuyen a todos los destinos.

Pueden publicarse flujos de trabajo mediante la creación de una cubierta de PaperWare. Las cubiertas de 
PaperWare son cubiertas impresas que se escanean en el dispositivo como primera página del trabajo. 
La cubierta ofrece la información necesaria para llevar a cabo el escaneado, como atributos y destinos 
del documento. El usuario selecciona los destinos de escaneado deseados en las opciones disponibles 
de la cubierta. 

De forma prefijada, para escanear con cubiertas no es precisa la autenticación en el dispositivo, de modo 
que pueden utilizarse en cualquier dispositivo multifunción Xerox, a menos que el administrador cambie 
este valor prefijado o que el flujo de trabajo se cree como flujo privado y el dispositivo admita la función de 
autenticación. Las cubiertas de PaperWare también pueden utilizarse con cualquier dispositivo de Fax 
de Internet. 

Puesto que los flujos de trabajo de PaperWare sólo puede verlos y utilizarlos el propietario de la cubierta, se 
trata de una buena opción para quienes no deseen que otras personas tengan acceso a su flujo de trabajo. 

Cuando se publica un flujo de trabajo como cubierta de PaperWare y se especifica que los atributos de 
documentos pueden editarse en el dispositivo, se distribuye una plantilla de escaneado de dispositivo entre 
los dispositivos especificados al crear la cubierta de PaperWare. El usuario debería seleccionar la plantilla 
publicada en el dispositivo en lugar de la plantilla PaperWare utilizada para las cubiertas PaperWare estándar 
(sin atributos de documento editables). Consulte Publicación en una cubierta de PaperWare en la página 5-8.

Si se utilizan con frecuencia opciones de escaneado diferentes de las empleadas en la cubierta de PaperWare, 
el usuario o el administrador pueden crear y publicar una plantilla de escaneado personalizada para adaptarla 
a las necesidades específicas. Ante de escanear, será preciso seleccionar la plantilla nueva en el dispositivo.