Xerox SmartSend Support & Software User Guide
Dokumentattribute
3-37
Attributzuordnung
Attribute können Feldern zugeordnet werden, die an Ablagezielen verfügbar sind. Alle verfügbaren Felder,
die von den Zielen eines Workflows unterstützt werden, werden angezeigt. Die Attribute auswählen, die
dem Feld für das Ziel zugeordnet werden sollen. Beispielsweise sind für E-Mail Hauptteil und Antwort an
verfügbare Felder; für DocuShare sind Titel, Beschreibung, Stichwörter und andere verfügbar. Beim
Scannen werden in die hier ausgewählten Datenfelder der oder die Wert(e) dieses Attributs eingelesen.
Einem Zielfeld kann nur ein Attribut zugeordnet werden, aber mehrere Zielfelder können einem Attribut
zugeordnet werden.
die von den Zielen eines Workflows unterstützt werden, werden angezeigt. Die Attribute auswählen, die
dem Feld für das Ziel zugeordnet werden sollen. Beispielsweise sind für E-Mail Hauptteil und Antwort an
verfügbare Felder; für DocuShare sind Titel, Beschreibung, Stichwörter und andere verfügbar. Beim
Scannen werden in die hier ausgewählten Datenfelder der oder die Wert(e) dieses Attributs eingelesen.
Einem Zielfeld kann nur ein Attribut zugeordnet werden, aber mehrere Zielfelder können einem Attribut
zugeordnet werden.
Beispiel
Ein Dokumentattributfeld namens "Titel" kann einem MS SharePoint-Ordnerfeld namens "Titel" zugeordnet
werden.
werden.
Alternativ dazu können beliebige Dokumentattributfelder in einem Workflow eingerichtet werden. Sie
müssen keinem bestimmten Dienst-Parameter zugewiesen werden, ein Wert kann bei der Erstellung oder
Freigabe des Workflows oder beim Scannen eingegeben werden.
müssen keinem bestimmten Dienst-Parameter zugewiesen werden, ein Wert kann bei der Erstellung oder
Freigabe des Workflows oder beim Scannen eingegeben werden.
Unterstützt ein Dienst Dokumentattribute, werden zugeordnete und nicht zugeordnete Felder in eine
XML-Datei exportiert. Derzeit unterstützen die Dienste FTP, NetWare-Ordner, Netzwerkordner und
Scanausgabe: URL den Export von Dokumentattributfeldern in XML-Dateien.
XML-Datei exportiert. Derzeit unterstützen die Dienste FTP, NetWare-Ordner, Netzwerkordner und
Scanausgabe: URL den Export von Dokumentattributfeldern in XML-Dateien.
Einrichtung eigener Dokumentattribute in einem SMARTsend-Workflow
Im Folgenden wird die Erstellung eines Workflows zur Ablage von Scans mitsamt Dokumentattributen an
einem FTP-Ziel erläutert.
einem FTP-Ziel erläutert.
Verfahren:
1
Auf der Benutzer-Homepage auf Neu > Verteiler-Workflow klicken.
2
Auf der Seite "Ablageziele" im FTP-Bereich auf Speicherorte hinzufügen klicken.
3
Eigenschaften des FTP-Ziels eingeben. Auf OK klicken.
4
Auf Weiter klicken. Damit wird die Seite "Dokumentname und -typ" geöffnet.
5
Die Optionen wie gewünscht einstellen.
6
Auf Weiter klicken.
7
Auf der Seite "Dokumentattribute" das Profil Nur FTP auswählen.
8
Auf Feld hinzufügen klicken. Es öffnet sich nun ein Dialogfeld zur Erstellung eines Dokumentattributs.
9
Die erforderlichen Angaben vornehmen:
a)
Feldnamen (Beispiel: Aufdruck) eingeben.
b)
Sollen ein oder mehrere Standardwerte vorgegeben werden, die entsprechende Option aktivieren
und den/die Werte (z. B. 1-seitig) eingeben.
und den/die Werte (z. B. 1-seitig) eingeben.
c)
Soll das Ausfüllen des Felds obligatorisch sein, auf Erforderlich klicken.
d)
Feldsicherheit einstellen.
e)
Feldtyp auswählen.
10
Kontrollkästchen Ein unter Attributzuordnung deaktivieren.
11
Auf OK klicken.
12
Soll ein weiteres Feld eingefügt werden, Schritte 8-11 wiederholen.