Cisco Cisco WebEx Meetings Server 2.0 User Guide

Passaggio 1 Dal client Microsoft Outlook, aprire una nuova richiesta di riunione, effettuando una delle seguenti azioni:

• Scegliere Nuovo > Richiesta riunione o Nuovo > Appuntamento.

• Selezionare Pianifica riunione sulla barra degli strumenti WebEx.

Viene visualizzata una finestra di pianificazione con il pulsante Aggiungi riunione WebEx.

Passaggio 2 Immettere i dettagli della riunione, ad esempio oggetto e ora di inizio e fine, e invitare i partecipanti.

Per specificare uno schema di ricorrenza per la riunione, fare clic su Ricorrenza, quindi selezionare le relative
opzioni.

Passaggio 3 Selezionare Aggiungi riunione WebEx dalla barra degli strumenti di WebEx.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Impostazioni WebEx.

Se la finestra di dialogo Impostazioni WebEx non appare, eseguire l'accesso all'Assistente WebEx
e selezionare nuovamente l'icona Aggiungi riunioni WebEx.

Passaggio 4 (Facoltativo) Se si desidera includere una password per la riunione, immetterla nella sezione delle informazioni

sulla riunione.

Passaggio 5 (Facoltativo) Se si desidera concedere ad altri utenti l'autorizzazione per avviare una riunione per proprio

conto, selezionare la scheda organizzatore alternativo e selezionare gli utenti desiderati nell'elenco. Aggiungere
tali utenti all'elenco dei partecipanti prima di selezionarli.

La funzione organizzatore alternativo non è disponibile per le conferenze personali.

Passaggio 6 (Facoltativo) Nella scheda Conferenza audio, selezionare il tipo di conferenza audio.

• WebEx Audio: questa modalità di connessione audio consente agli organizzatori e ai partecipanti alla

riunione di accedere alla parte online della riunione utilizzando il collegamento fornito nel messaggio
di invito e-mail alla riunione. Una volta eseguita la connessione a una riunione, gli utenti possono
chiamare per accedere alla riunione o utilizzare la funzione Richiama per ricevere una chiamata al
numero specificato. Questa opzione richiede che l'organizzatore pianifichi una riunione con la funzione
Organizza una riunione ora o mediante lo strumento di pianificazione.

• Conferenza personale: questa modalità di connessione audio alla conferenza personale consente

all'organizzatore della riunione di avviare rapidamente la parte audio di una riunione Cisco WebEx in
qualsiasi momento. L'organizzatore e i partecipanti alla riunione devono solo comporre lo stesso numero
di chiamata di ingresso e inserire i codici di accesso per far iniziare la parte audio della riunione. Il
sistema quindi invia un messaggio e-mail all'organizzatore della riunione con un collegamento alla parte
online della riunione. Se l'organizzatore sceglie di avviare la riunione online, i partecipanti possono
utilizzarlo per condividere le informazioni o collaborare su un'idea. Non è necessario che l'organizzatore
della riunione pianifichi le conferenze personali in anticipo e, una volta generati, i codici di accesso non
cambiano.

È necessario disporre di un account di conferenza personale e di un PIN organizzatore per utilizzare
l'opzione Conferenza personale.

Passaggio 7 Selezionare OK per chiudere la finestra di dialogo Impostazioni WebEx.

Le informazioni WebEx vengono visualizzate nel modulo dell'appuntamento di Microsoft Outlook.

Passaggio 8 Selezionare Invia per salvare le informazioni sulla riunione e inviare aggiornamenti agli invitati.