Cisco Cisco WebEx Meeting Center WBS31 User Guide

 

 

10/6/2014 

 

 

Schedule unlisted 
meetings 

 

To enhance meeting privacy settings, hosts can opt not to list the meeting on the 
meeting calendar. To do this, remove the check mark from this option to help 
prevent unauthorized access to the meeting and hide information about the 
meeting, such as its host, topic, and starting time.

 

 

An unlisted meeting does not appear in the meeting calendar on the Browse 

Meetings page or on your Personal Meetings page.  

 

To join an unlisted meeting, attendees must provide a unique meeting number  

 

Unlisted meetings require the host to inform the meeting attendees, either by 

sending a link in an email invitation, or hosts can enter the meeting number 
via the Join Meetings page. 

 

Please Note: Listing a meeting reveals meeting titles and meeting information 

publicly. If a meeting is not password protected, anyone can join it. 

 Choose a level of security based on the meeting's purpose. For example, if 

you schedule a meeting to discuss your company picnic, you probably need to set 
only a password for the meeting. On the other hand, if you schedule a meeting in 
which you will discuss sensitive financial data, you may not want to list the 
meeting on the meeting calendar. You may also choose to restrict access to the 
meeting once all attendees have joined it.

 

Choose the 
meeting Topic 
carefully 

 

A listed meeting or a forwarded invitation email could, at a minimum, reveal the 

meeting titles to unintended audiences.  Meeting titles can unintentionally 
reveal private information, so ensure that titles are carefully worded to 
minimize exposure of sensitive data, such as company names or events.

 

Secure meeting 
with complex 
password 

 

Using complex meeting passwords for every session is the most important step 

you can take to protect your meeting. While uncommon, site administrators 
may choose to allow the creation of meetings without passwords. Under most 
circumstances, protecting all meetings with a strong password is highly 
recommended.  

 

The most effective step to strengthen the security of your meeting is to create a 

high-complexity, non-trivial password (strong password).  A strong password 
should include a mix of uppercase and lowercase letters, numbers and 
special characters (for example, $Tu0psrOx!). Passwords protect against 
unauthorized attendance because only users with access to the password will 
be able to join the meeting.  

 

Please Note: Adding passwords to your meetings does not affect the meeting 

join experience of authorized attendees. Participants can easily join a meeting 
by clicking on the URL in the meeting invitation through email, via the WebEx