Cisco Cisco TelePresence Management Suite (TMS) Version 15 Maintenance Manual

The location used for images in HTML e-mail messages is displayed here. The default location will 
be overwritten on any subsequent upgrades of Cisco TMS.

To add or modify image files, opt for a custom location. Make sure this is a trusted location in your 
organization, or the user's email client may suppress the images.

The Booking invite preview updates as you type in the Handler and App fields, and shows exactly what users will 
see when they receive the booking invitation email. The links in the preview are clickable.

Edit Email Templates

In Cisco TMS: 

You can use this page to change the layout and text for all email templates in Cisco TMS. For a reference to the 
required settings for sending email from Cisco TMS, see 

.

Template Types

While Cisco TMS allows you to customize any system-generated email including notifications to administrators, this 
documentation primarily covers the templates used for messages to end users about booking.

Each template exists in two versions, one in HTML and one in plain text. Which version is displayed to the end user 
depends on:

 

■

The Email Content Type setting in 

. The default and 

recommended setting is Multipart, which lets the email client decide.

 

■

The capabilities and configuration of the recipient's mail client. For example, some mobile clients will only 
display text.

How Templates are Constructed

Both versions of the template are built up of the same types of variable tags and share the same phrase file.

{…}

Curly brackets indicate a phrase tag. You can create, add, and remove phrase tags to any tem
plate without restrictions.

<…>

Angle brackets indicate a defined content tag. You can move or remove content tags, but not 
modify or create them, and all content tags are not valid for all templates.

<SECTION: ...>

Section tags indicate a content section that will be displayed under defined criteria. For 
example, 

<SECTION:RECURRENCE_INFO>

 will only be displayed if the conference is booked 

with recurrence. Section tags must always be accompanied by a closing tag.

<FOREACH: ...>

Foreach tags indicate a content section that will be repeated as many times as there are con
tents that meet the criteria. For example, 

<FOREACH:LOCATION>

 will list every telepresence 

endpoint scheduled for a conference. FOREACH tags must always be accompanied by a clos
ing tag.

<VAL: ...>

Value tags indicate a single value that will be displayed if it exists. For example, 

<VAL:ADMINISTRATOR>

 will include the name of the Cisco TMS administrator/contact person if 

this information has been configured in Cisco TMS. VAL tags are self-contained and do not 
require closing.

216

Cisco TelePresence Management Suite  Administrator Guide

Administrative Tools