Cisco Cisco TelePresence Management Suite (TMS) Version 15 Maintenance Manual

 

In the Participants tab, click Add Participants to display the Add Participants popup window (ensure you 
have allowed popup windows in your internet browser):

 

—

Click the tabs to list participants by type. If you have used scheduling before, the default tab is Last Used 
with quick access to the systems you have used recently.

 

—

Participant availability is displayed based on existing scheduled and ad hoc meetings. The colored vertical 
lines represent your current requested time for the scheduled meeting.

 

—

Hover over any system or the blocks in the planner view with the mouse for additional detail about the 
system or scheduled meeting.

 

—

Add participants to the meeting by selecting their checkbox and clicking the > button. Adding an MCU is 
optional as Cisco TMS will handle this for you automatically. 

 

—

Use the External tab to add systems not managed by Cisco TMS:  
 

•

For dial-out participants, enter their contact information, and Cisco TMS will automatically connect them 
to the conference at the scheduled time. 

 

•

For dial-in participants, Cisco TMS will reserve the capacity needed and provide you with precise dial-in 
information to forward to the participant.

 

Click OK when all participants have been added.
You will be returned to the conference page, with the participant section of the page now showing your 
selected participants, and some additional tabs. These additional tabs allow advanced scheduling tasks such 
as altering routing, or setting specific MCU or TelePresence Conductor conference settings for the 
conference.

 

Optionally, use the Video Conference Master drop-down list to determine which system should drive the 
conference. See 

 

Click Save Conference.      
When the conference is saved, Cisco TMS will calculate the routing to determine the best way to connect 
your selected participants:

 

—

If Cisco TMS is able to complete the request, you will see the Confirmation page, which shows the 
conference details. These include the list showing how each participant is scheduled to connect, and, if 
appropriate, the exact dial string the participants must dial.    
You will also receive an email confirmation  with an ICS attachment that can be saved to an Outlook (or 
compatible) calendar.

 

—

If Cisco TMS is unable to complete the booking request, you will be returned to the New Conference page. 
An error message states why it was not possible to save the meeting.                       
Edit the conference settings to try to resolve the issue and save the conference again.

 If you have used Cisco TMS to schedule a conference which will be hosted on an MCU, you must use 

Cisco TMS to manage the conference. Never make changes to this conference directly on the MCU. This includes 
changes to layout, and moving participants from one conference to another.

Booking a Conference with Remote Systems

Some limitations apply when booking conferences that involve endpoints behind a firewall:

 

■

Cisco TMS cannot make an endpoint behind a firewall dial out. The endpoint must therefore either be dialed 
into, or the person operating the endpoint must manually dial in to the conference.

 

■

When booking conferences that include multiple endpoints behind a firewall as Automatic Connect, the 
conference must include an MCU or local endpoint with embedded multisite support. 
A point-to-point conference  with Automatic Connect will not work for two systems behind a firewall/NAT, but 
will work as expected if one of the endpoints is local.

Viewing and Editing Existing Conferences

To view or edit a conference:

158

Cisco TelePresence Management Suite Administrator Guide

Booking