Cisco Cisco TelePresence Management Suite (TMS) Version 15 Maintenance Manual

There are several ways to schedule a conference in Cisco TMS. 

  provides 

advanced setup options for a conference during booking. This page is used in the procedure described below. 

 New Conference also links to the 

 page. 

Other booking options:

 

n 

The Smart Scheduler is a light-weight scheduler aimed at a general audience. For more information see the 

 

n 

 allows booking of scheduled conferences for the systems displayed, either 

as Reservation Only or Automatic Call Launch conferences.

 

n 

 New Conference button displays a New Conference pop 

up window from which you can create a conference, adding participants once the conference has been 
created. 

To add systems not managed by Cisco TMS to conferences, there are two options:

 1. 

 button

 tab.  This option is intended for 

systems that cannot be booked directly from Cisco TMS, such as provisioned devices. Do not add 
infrastructure systems as external participants.

 2.  Create a Participant Template, (

) and add that as a representation of a 

participant during the booking.    This option was originally intended for the MPS but can be used to add a 
non-managed system/participant to Cisco TMS or to define more complex or different settings to a 
participant that the ordinary bookings allow.

To book a conference from 

:

 1.  Enter the basic settings:

 a.  Edit the conference title, which will help administrators and users to identify the conference in all Cisco 

TMS interfaces, and  in email notifications.

 b.  Set the start time, and the duration or end time.
 c.  Click Recurrence Settings to create a series of meetings that are tied together, such as a weekly or 

daily meeting.

 d.  Check the Include WebEx Conference to add a WebEx meeting and participants to your 

TelePresence conference. Create a WebEx Meeting Password that WebEx participants must use to 
access the conference.

 2.  If necessary, modify any fields in the 

 section, which is pre-populated with values that 

are set in 

.

 3.  Optionally, add notes about the conference in 

.

Cisco TelePresence Management Suite Administrator Guide (14.5)     

Page 162 of 340

Booking

Booking a conference