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Use simple meeting etiquette by verbalizing your intentions and requests. (For example, let people 
know that you will be enabling collaboration. Likewise, let the meeting host know that you would 
like to take control of a document.)

Web Conferencing does not support the sharing of video applications or streams. If you try to share 
a video stream from your desktop, participants will see only some of the frames from the video, 
displayed at the screen-sharing refresh rate. If you try to load a PowerPoint file with video embedded 
on the slide page in the Share tool, the presentation conversion will fail and you will not be able to 
display the presentation. 

As a moderator or presenter in a meeting, you can share windows, applications, or your entire desktop 
with participants in a meeting. You can also allow other participants to take control of your screen.

When you share anything on your computer screen, actions you take in the shared region are visible to 
all participants in the meeting. Your viewers follow the progress of your pointer as you move it across 
your screen.

The region or regions that you share must be visible on your desktop in order to be visible in the Share 
tool to other participants. Overlapping windows on the desktop appear as a blue cross-hatched pattern in 
the Share tool.

You can also display a whiteboard over a shared screen to enable participants to add annotations.

This section contains the following information:

ITo conserve network bandwidth for large meetings or when there are participants with slow Internet 
connections, consider the following practices when sharing your screen:

Whenever possible, avoid sharing the entire screen. Instead, share an individual application or 
window.

If you do need to share your entire desktop, we strongly recommend that you do not use any intricate 
backgrounds as your desktop image. Desktop images with lots of colors inevitably result in wasting 
valuable bandwidth on rendering nonessential screen information.

Reduce your screen resolution to 1024 x 768 or less and, if possible, reduce the color quality from 
millions of colors to 16- or 32-bit color. In general, setting your resolution to 1024 x 768 pixels 
allows most participants (even notebook users) to optimally view your shared application or 
document.

If possible, do not use two computers on the same Internet connection (for example, one computer 
to share a presentation and another to see the audience view) unless the connection rate is T1 or 
higher.